Как компании могут безопасно доставлять конфиденциальные материалы? Используйте LockBox для защиты ценных файлов
Для многих компаний действительно важные активы существуют не только в офисных зданиях, оборудовании, инвентаре или системах, но и в фрагментах внутренних данных.
Этими материалами могут быть планы продуктов, списки клиентов, стратегии ценообразования, обучающие видеоролики, проектные чертежи, техническая документация, тендерная документация, финансовые данные, руководства по эксплуатации, политика продаж или деловой опыт и методы управления, накопленные компанией за годы.
Как только эти конфиденциальные материалы копируются, пересылаются, делаются снимки экрана, записываются на экран или передаются извне по желанию, компании часто теряют не просто файл, но и рыночные возможности, доверие клиентов, конкурентные преимущества и внутренний порядок управления.
В прошлом многие компании использовали сетевые диски, электронную почту, инструменты чата или обычные папки для передачи информации. Эти способы действительно удобны, но есть и очевидная проблема: после отправки файла сложно продолжать контролировать, кто может его открыть, как долго его можно просматривать, можно ли его пересылать и можно ли продолжать использовать его после ухода из компании.
Таким образом, защита корпоративной конфиденциальной информации не может опираться только на сознательность сотрудников или просто на фразу «пожалуйста, не разглашайте ее». Предприятиям необходим набор инструментов, которые могут обеспечить безопасную доставку данных, контролируемые разрешения и четкие границы использования. LockBox предназначен для таких сценариев защиты цифрового контента.
Почему корпоративная конфиденциальная информация легко выходит из-под контроля?
1. Стоимость копирования обычных файлов слишком низкая
Будь то PDF-файл, видео, изображение, документ или сжатый пакет, если вы отправите его другому лицу в виде обычного файла, его можно легко скопировать на USB-накопитель, загрузить на сетевой диск, переслать в чат-группу или сохранить на персональный компьютер.
Компаниям сложно узнать, сколько копий файлов было скопировано, а также сложно определить, где в конечном итоге окажутся данные.
Такое неконтролируемое распространение представляет высокий риск для политики продаж, ценовых предложений на продукцию, технической документации, решений для клиентов и содержания внутреннего обучения.
2. Права доступа часто не соответствуют кадровым изменениям.
Внутренний персонал, аутсорсинговые команды, агенты, дистрибьюторы, поставщики и партнеры по проекту — все будут подвергаться воздействию различных типов данных.
Но на самом деле кадровые отношения постоянно меняются:
- Сотрудники уйдут или поменяют место работы.
- Аутсорсинговые проекты прекратятся
- Срок сотрудничества с агентом истекает
- Проекты клиентов будут сданы и завершены
- Временная команда будет расформирована.
- Политика канала будет обновлена.
Если информация была разослана в виде обычных файлов, отозвать разрешения впоследствии будет очень сложно.### 3. Только ограничение загрузок не может по-настоящему предотвратить утечку информации.
Многие компании думают, что пока они не открыты для скачивания, данные в безопасности.
Но пока контент можно открыть, его можно делать скриншоты, записывать, перефотографировать или собирать в виртуальной среде. Особенно такой контент, как обучающие видеоролики, демонстрационные материалы, описания продуктов и пояснения решений, можно легко сохранить дважды во время воспроизведения или чтения.
Это показывает, что защита корпоративных конфиденциальных данных не может ограничиваться только каналом передачи, но также уделять внимание безопасности во время открытия и использования.
4. Данными внешнего сотрудничества сложнее управлять
Предприятиям часто необходимо отправлять информацию внешним сторонам, например:
- Информация о дилерской продукции
- Содержание обучения агента
- Руководство по работе франчайзи
- Технические характеристики поставщика
- 客户项目交付文档
- Торги и деловая информация
- Процесс послепродажного обслуживания.
Эти объекты отсутствуют во внутренней системе управления предприятием, и границы разрешений контролировать труднее. После того как данные сохранены, скопированы или пересланы, компаниям зачастую сложно их отслеживать и ограничивать.
5. Затраты на устранение нарушений после нарушений высоки.
После утечки конфиденциальной информации компаниям часто приходится тратить много времени на решение последующих вопросов: общение с клиентами, исследование источников, корректировку расценок, обновление планов, переподготовку, сбор юридических доказательств и даже несение потерь бренда и бизнеса.
По сравнению с последующим исправлением, заблаговременное создание механизма шифрования данных и управления авторизацией обходится дешевле и более контролируемо.
LockBox Как защитить корпоративную конфиденциальную информацию?
LockBox — это зашифрованный проигрыватель и инструмент управления авторизацией для ценного цифрового контента, который может помочь предприятиям превратить обычные файлы в безопасный контент, который можно авторизовать, управлять и контролировать.
Ее основные цели ясны:
Разрешить уполномоченным лицам нормально просматривать информацию, но не позволять ей легко копировать, пересылать или распространять бесконтрольно.
Файлы шифруются перед доставкой
Используя LockBox, предприятия могут зашифровать важную информацию перед отправкой ее сотрудникам, клиентам, дилерам или партнерам.
Даже если зашифрованные файлы копируются на другие устройства или пересылаются через сетевые диски, USB-накопители или инструменты чата, их нельзя открыть напрямую, как обычные файлы. Только авторизованные пользователи могут просматривать или играть в указанной среде.
Благодаря этому корпоративные данные перестают быть простым файлом, который «выходит из-под контроля, как только он публикуется», а становятся цифровым активом с границами разрешений.
Одна машина, один код, ограничение открытия неавторизованных устройств
LockBox поддерживает авторизацию привязки устройства, которую часто называют «одна машина, один код».Предприятия могут разрешить использование данных назначенными устройствами. Даже если кто-то перешлет файл кому-то другому, неавторизованное устройство не сможет открыть его должным образом.
Этот подход отлично подходит для защиты:
- Корпоративные обучающие видеоролики.
- Информация о продажах продукции
- Учебные материалы для агентов
- Руководство по работе франчайзи
- Внутренняя техническая документация
- Информация о реализации проекта
- Высокоценные PDF-файлы и графические ресурсы.
Для конфиденциальной информации, которую необходимо передать внешним сторонам, одна машина и один код могут значительно снизить риск частной пересылки и совместного использования несколькими людьми.
Установите срок действия, чтобы избежать длительной передачи данных
Многие корпоративные материалы сами по себе имеют явную актуальность.
Например, предложения по продуктам действительны только в течение одного квартала, информация о проекте доступна только в течение периода сотрудничества, содержание обучения разрешено только текущим сотрудникам, а информация об агентах используется только в течение срока действия контракта.
LockBox может установить период авторизации в соответствии с потребностями бизнеса, обеспечивая доступность данных в течение указанного времени. По истечении срока действия он автоматически истечет или потребуется повторная авторизация.
Таким образом, предприятиям не придется беспокоиться о том, что старые данные останутся на внешних устройствах в течение длительного времени и будут продолжать использоваться, неправильно использоваться или передаваться наружу.
Запретите запись экрана и создание снимков экрана, чтобы снизить риск вторичной утечки
Утечка конфиденциальной информации не обязательно происходит в результате пересылки исходного файла, но также может происходить из снимков экрана, записей экрана и ремейков в процессе просмотра.
LockBox предоставляет возможности защиты на этапе воспроизведения, которые могут помочь обнаружить такие риски, как записи экрана, снимки экрана и ненормальные рабочие среды, а также снизить вероятность повторного сохранения и распространения данных.
Этот тип защиты важен для таких вещей, как планы запуска продуктов, обучение продажам, внутренние процессы, бизнес-предложения, технические демонстрации и обращения к клиентам.
Антивиртуальная машина, защита от отладки, защита от внедрения
Некоторые более сложные утечки могут происходить из сред виртуальных машин, инструментов отладки, инструментов внедрения или автоматического сбора.
LockBox снижает затраты на взлом, кражу и пакетное извлечение за счет запуска обнаружения среды и защиты безопасности, поэтому корпоративные данные имеют более надежную защиту во время открытия и использования.
Это особенно ценно для конфиденциального контента, такого как технические документы, учебные пособия по программному обеспечению, внутренние материалы исследований и разработок и коммерческие конфиденциальные документы.
Поддерживает унифицированную защиту нескольких типов данных
Конфиденциальная корпоративная информация не ограничивается видео.
В реальном бизнесе предприятиям часто приходится защищать контент в нескольких форматах:
- Обучающие видео
- PDF-файл
- Информация о изображении
- Руководство по продукту
- Инструкции по эксплуатации
- Дизайн чертежа
- Внутренние корпуса
- Бизнес-план
- Высокоценные цифровые файлыLockBox может помочь предприятиям интегрировать эти материалы в единую систему шифрования и авторизации, избегая хаотичного управления одним решением для видео, другим решением для PDF и другим решением для изображений.
Какие корпоративные данные подходят для защиты с помощью LockBox?
Внутренние обучающие материалы
Внутренние обучающие видеоролики, курсы обучения на рабочем месте, методы продаж, стандарты обслуживания и курсы по менеджменту часто содержат многолетний накопленный опыт компании.
Благодаря зашифрованной доставке LockBox сотрудники могут учиться в обычном режиме, но материалы нельзя легко пересылать частным образом или продолжать распространять после ухода из компании.
Продукт и техническая информация
Описания продуктов, техническая документация, руководства по работе с программным обеспечением, материалы исследований и разработок, руководства по техническому обслуживанию оборудования и т. д. обычно имеют высокую коммерческую ценность.
После использования LockBox компании могут авторизовать данные определенных клиентов, инженеров, агентов или сотрудников проекта, снижая риск утечки данных конкурентам.
Информация о продажах и каналах
Ценовая политика, методы продаж, анализ конкурентной продукции, ситуации с клиентами, рыночные стратегии и содержание обучения каналам продаж являются важными активами системы продаж.
LockBox может помочь предприятиям контролировать объем доступа к данным по региону, команде, агенту или периоду сотрудничества.
Информация о франчайзи и агенте
Франчайзи, агентам и дистрибьюторам обычно необходимо получить большое количество учебных материалов, руководств по эксплуатации, спецификаций брендов и курсов по продуктам.
Утечка этой информации может повлиять на управление брендом, порядок каналов и деловую конкуренцию. Благодаря шифрованию и управлению авторизацией компании могут открывать данные в течение периода сотрудничества, и их дальнейшее использование становится проще ограничить после окончания сотрудничества.
Материалы для сдачи проекта клиента
Консалтинговым компаниям, компаниям-разработчикам программного обеспечения, учебным заведениям, проектным компаниям и компаниям технического обслуживания часто приходится доставлять клиентам решения, видеоуроки, эксплуатационную документацию и проектные материалы.
Если эти материалы содержат профессиональные методы, шаблоны, кейсы или внутренний опыт, использование защиты LockBox может сделать доставку более профессиональной и снизить риск того, что клиенты продолжат распространять материалы.
Высококачественные PDF-файлы, изображения и цифровые файлы
Помимо видео, многие компании также имеют ценные PDF-файлы, графические материалы, чертежи, руководства и информационные пакеты, которые необходимо защитить.
LockBox может помочь предприятиям предотвратить произвольное копирование, пересылку и распространение этих файлов, позволяя цифровым файлам действительно иметь контролируемые возможности доставки.
Фактическая ценность использования LockBox для бизнеса
Доставка данных более безопаснаПредприятиям больше не нужно рассылать важную информацию в виде обычных голых документов. Зашифрованные файлы, авторизованные устройства, контроль срока действия и защита игроков делают доставку данных более безграничной.
Более четкое управление разрешениями
Разные материалы могут соответствовать разному персоналу, оборудованию и срокам действия. Предприятия могут устанавливать правила авторизации на основе отделов, должностей, проектов, клиентов или партнерств, чтобы избежать путаницы при ручном управлении.
Внешнее сотрудничество надежнее
Отправляя информацию агентам, клиентам, поставщикам, франчайзи или аутсорсинговым командам, компании могут использовать LockBox, чтобы снизить риски внешнего распространения и сделать сотрудничество и доставку более стандартизированными.
Уменьшите риск утечек и пиратства
LockBox не может обещать, что какой-либо инструмент на 100% невозможно взломать, но он может значительно увеличить стоимость копирования, пересылки, записи экрана и взлома, что затрудняет возникновение большинства недорогих взломов.
Сделайте конфиденциальную информацию управляемым активом
Корпоративные данные могут по-настоящему стать активом только в том случае, если ими правильно управлять.
LockBox помогает предприятиям перейти от «выдачи файлов» к «авторизации доставки контента», делая распространение, просмотр, срок действия и внешнее взаимодействие материалов более контролируемым.
Подвести итог
Суть защиты корпоративной конфиденциальной информации заключается не в простом добавлении пароля к файлам, а в решении задачи контроля данных в реальном деловом обороте.
Кто может его просмотреть, на каком устройстве, как долго его можно просматривать, можно ли его пересылать, можно ли открыть после выхода из компании и можно ли продолжать его использовать после окончания сотрудничества. Это границы разрешений, которыми предприятия должны тщательно управлять.
LockBox помогает предприятиям перейти от обычного распространения файлов к безопасной, контролируемой и профессиональной доставке цифровых активов посредством шифрования файлов, авторизации с использованием одного кода, контроля периода действия, предотвращения записи экрана, предотвращения создания снимков экрана, предотвращения виртуальных машин, предотвращения отладки, предотвращения внедрения и многотипной защиты файлов.
Если ваша компания защищает обучающие видеоролики, литературу по продуктам, техническую документацию, рекламные материалы, материалы канала, результаты проекта или ценные PDF-файлы, вы можете получить доступ:
