¿Cómo pueden las empresas entregar materiales confidenciales de forma segura? Utilice LockBox para proteger archivos de alto valor
Para muchas empresas, los activos verdaderamente importantes no existen sólo en los edificios de oficinas, los equipos, el inventario o los sistemas, sino también en los datos internos.
Estos materiales pueden ser planes de productos, listas de clientes, estrategias de cotización, videos de capacitación, dibujos de diseño, documentos técnicos, documentos de licitación, datos financieros, manuales de operación, políticas de canales o la experiencia comercial y los métodos de gestión acumulados por la empresa a lo largo de los años.
Una vez que estos materiales confidenciales se copian, reenvían, se capturan capturas de pantalla, se graban en pantalla o se transmiten externamente a voluntad, las empresas a menudo pierden no sólo un archivo, sino también oportunidades de mercado, confianza del cliente, ventajas competitivas y orden de gestión interna.
En el pasado, muchas empresas solían utilizar unidades de red, correos electrónicos, herramientas de chat o carpetas normales para transferir información. Estos métodos son realmente convenientes, pero también hay un problema obvio: una vez que se envía el archivo, es difícil seguir controlando quién puede abrirlo, durante cuánto tiempo se puede ver, si se puede reenviar y si se puede seguir utilizando después de dejar la empresa.
Por lo tanto, la protección de la información confidencial corporativa no puede depender únicamente de la conciencia de los empleados, ni tampoco de la frase "por favor, no la divulgue". Las empresas necesitan un conjunto de herramientas que puedan garantizar la entrega segura de datos, permisos controlables y límites de uso claros. LockBox está diseñado para escenarios de protección de contenido digital de alto valor.
¿Por qué la información confidencial corporativa se sale fácilmente de control?
1. El costo de copiar archivos normales es demasiado bajo
Ya sea un PDF, un video, una imagen, un documento o un paquete comprimido, siempre que lo envíe a la otra parte en forma de un archivo normal, se puede copiar fácilmente a una unidad flash USB, cargarlo en una unidad de red, reenviarlo a un grupo de chat o guardarlo en una computadora personal.
Es difícil para las empresas saber cuántas copias de archivos se han copiado y también es difícil determinar dónde terminan los datos.
Esta difusión incontrolable supone un alto riesgo para las políticas comerciales, cotizaciones de productos, documentación técnica, soluciones para clientes y contenidos de formación interna.
2. Los derechos de acceso a menudo no se mantienen al día con los cambios de personal
El personal interno, los equipos de subcontratación, los agentes, los distribuidores, los proveedores y los socios del proyecto estarán expuestos a diferentes tipos de datos.
Pero, en realidad, las relaciones personales cambian constantemente:
- Los empleados dejarán o cambiarán de trabajo.
- Los proyectos de subcontratación terminarán
- La cooperación del agente expirará
- Los proyectos del cliente serán entregados y completados.
- El equipo temporal será disuelto.
- La política del canal se actualizará.
Si la información se ha enviado en forma de archivos normales, será muy difícil revocar los permisos más adelante.### 3. Sólo restringir las descargas no puede realmente prevenir las fugas
Muchas empresas piensan que mientras no estén abiertos para su descarga, los datos están seguros.
Pero siempre que el contenido se pueda abrir, se puede capturar una captura de pantalla, grabarlo, refotografiarlo o recopilarlo a través de un entorno virtual. Especialmente el contenido, como vídeos de formación, materiales de demostración, descripciones de productos y explicaciones de soluciones, se puede guardar fácilmente dos veces durante la reproducción o lectura.
Esto muestra que la protección de los datos confidenciales corporativos no solo puede detenerse en el enlace de transmisión, sino también prestar atención a la seguridad durante la apertura y el uso.
4. Los datos de cooperación externa son más difíciles de gestionar
Las empresas a menudo necesitan enviar información a partes externas, como por ejemplo:
- Información del producto del distribuidor.
- Contenido de formación del agente.
- Manual de Operación del Franquiciado
- Especificaciones técnicas del proveedor.
- 客户项目交付文档
- Información de ofertas y negocios.
- Proceso de servicio postventa
Estos objetos no están en el sistema de gestión interno de la empresa y los límites de permisos son más difíciles de controlar. Una vez que los datos se guardan, copian o reenvían, a menudo resulta difícil para las empresas rastrearlos y restringirlos.
5. Los costos de remediación posteriores a una infracción son altos
Después de que se filtra información confidencial, las empresas a menudo necesitan invertir mucho tiempo en abordar cuestiones de seguimiento: comunicarse con los clientes, investigar fuentes, ajustar cotizaciones, actualizar planes, volver a capacitarse, recopilar pruebas legales e incluso soportar pérdidas comerciales y de marca.
En comparación con la remediación posterior, establecer de antemano un mecanismo de gestión de autorizaciones y cifrado de datos es más económico y controlable.
LockBox ¿Cómo proteger la información confidencial corporativa?
LockBox es un reproductor cifrado y una herramienta de gestión de autorizaciones para contenido digital de alto valor, que puede ayudar a las empresas a convertir archivos comunes en contenido seguro que sea autorizable, manejable y controlable.
Sus objetivos principales son claros:
Permitir que las personas autorizadas vean la información con normalidad, pero no puedan copiarla, reenviarla o difundirla fácilmente sin control.
Los archivos se cifran antes de la entrega
Después de utilizar LockBox, las empresas pueden cifrar información importante antes de enviarla a empleados, clientes, distribuidores de canal o socios.
Incluso si los archivos cifrados se copian a otros dispositivos o se reenvían a través de discos de red, unidades flash USB o herramientas de chat, no se pueden abrir directamente como archivos normales. Sólo los usuarios autorizados pueden ver o jugar en el entorno designado.
Esto hace que los datos corporativos ya no sean un simple archivo que "se sale de control tan pronto como se publican", sino un activo digital con límites de permisos.
Una máquina, un código, restringe la apertura de dispositivos no autorizados
LockBox admite la autorización vinculante de dispositivos, que a menudo se denomina una máquina, un código.Las empresas pueden autorizar el uso de datos en dispositivos designados. Incluso si alguien reenvía el archivo a otra persona, el dispositivo no autorizado no puede abrirlo correctamente.
Este enfoque es excelente para proteger:
- Vídeos de formación corporativa.
- Información de ventas de productos.
- Materiales de aprendizaje para agentes.
- Manual de Operación del Franquiciado
- Documentación técnica interna
- Información de entrega del proyecto.
- Recursos de imágenes y PDF de alto valor
Para información confidencial que debe divulgarse a partes externas, una máquina y un código pueden reducir significativamente el riesgo de reenvío privado y uso compartido por varias personas.
Establezca el período de validez para evitar la transferencia de datos a largo plazo
Muchos materiales corporativos tienen una clara actualidad.
Por ejemplo, las cotizaciones de productos solo son válidas durante un trimestre, la información del proyecto solo está disponible durante el período de cooperación, el contenido de capacitación solo está autorizado para los empleados actuales y la información del agente solo se utiliza durante el período del contrato.
LockBox puede establecer el período de autorización según las necesidades comerciales, haciendo que los datos estén disponibles dentro del tiempo especificado. Después del vencimiento, caducará automáticamente o requerirá una nueva autorización.
De esta manera, las empresas no tienen que preocuparse de que los datos antiguos permanezcan en dispositivos externos durante mucho tiempo y sigan siendo utilizados, mal utilizados o transmitidos externamente.
Evite la grabación de pantalla y las capturas de pantalla para reducir el riesgo de fugas secundarias
La filtración de información confidencial no proviene necesariamente del envío del archivo original, sino que también puede provenir de capturas de pantalla, grabaciones de pantalla y remakes durante el proceso de visualización.
LockBox proporciona capacidades de protección de seguridad al final de la reproducción, que pueden ayudar a detectar riesgos como grabaciones de pantalla, capturas de pantalla y entornos operativos anormales, y reducir la probabilidad de que los datos se guarden y difundan nuevamente.
Este tipo de protección es importante para cosas como planes de lanzamiento de productos, capacitación en ventas, procesos internos, propuestas comerciales, demostraciones técnicas y casos de clientes.
Máquina antivirtual, antidepuración, antiinyección
Algunas filtraciones más complejas pueden provenir de entornos de máquinas virtuales, herramientas de depuración, herramientas de inyección o recopilación automatizada.
LockBox mejora el costo de craqueo, robo y extracción por lotes mediante la ejecución de detección del entorno y protección de seguridad, de modo que los datos corporativos tengan una protección más sólida durante la apertura y el uso.
Esto es especialmente valioso para contenido altamente confidencial, como documentos técnicos, tutoriales de software, materiales internos de investigación y desarrollo y documentos comerciales confidenciales.
Admite la protección unificada de múltiples tipos de datos
La información corporativa confidencial no se limita a videos.
En los negocios reales, las empresas a menudo necesitan proteger contenido en múltiples formatos:
- Vídeos de entrenamiento
- Archivo PDF
- Información de la imagen
- Manual del producto
- Instrucciones de funcionamiento
- Dibujo de diseño
- Casos internos
- plan de negocios
- Archivos digitales de alto valorLockBox puede ayudar a las empresas a integrar estos materiales en un sistema unificado de cifrado y entrega de autorización, evitando la gestión caótica de una solución para videos, otra solución para PDF y otra solución para imágenes.
¿Qué datos corporativos son adecuados para la protección con LockBox?
Materiales de formación internos
Los videos de capacitación internos, los cursos de capacitación en el trabajo, las técnicas de ventas, los estándares de servicio y los cursos de gestión a menudo contienen la experiencia acumulada a largo plazo de la empresa.
A través de la entrega cifrada de LockBox, los empleados pueden estudiar normalmente, pero los materiales no pueden reenviarse fácilmente de forma privada ni continuar difundiéndose después de dejar la empresa.
Información técnica y de producto
Las descripciones de productos, documentos técnicos, tutoriales de funcionamiento de software, materiales de I+D, manuales de mantenimiento de equipos, etc. suelen tener un alto valor comercial.
Después de utilizar LockBox, las empresas pueden autorizar datos a clientes, ingenieros, agentes o personal de proyecto designados, lo que reduce el riesgo de fuga de datos a la competencia.
Información de ventas y canales
Las políticas de precios, las técnicas de ventas, el análisis de productos competitivos, los casos de clientes, las estrategias de mercado y el contenido de capacitación del canal son activos importantes en el sistema de ventas.
LockBox puede ayudar a las empresas a controlar el alcance del acceso a los datos por región, equipo, agente o período de cooperación.
Información del franquiciado y del agente
Los franquiciados, agentes y distribuidores generalmente necesitan recibir una gran cantidad de materiales de capacitación, manuales de operaciones, especificaciones de marca y cursos de productos.
Una vez que se filtra esta información, puede afectar la gestión de la marca, el orden de los canales y la competencia empresarial. A través del cifrado y la gestión de autorizaciones, las empresas pueden abrir datos durante el período de cooperación y es más fácil restringir el uso continuo una vez finalizada la cooperación.
Materiales de entrega del proyecto del cliente
Las empresas de consultoría, empresas de software, instituciones de formación, empresas de diseño y empresas de servicios técnicos a menudo necesitan ofrecer soluciones, tutoriales en vídeo, documentos operativos y materiales de proyectos a los clientes.
Si estos materiales contienen métodos profesionales, plantillas, casos o experiencias internas, el uso de la protección LockBox puede hacer que la entrega sea más profesional y reducir el riesgo de que los clientes sigan difundiendo los materiales.
Archivos PDF, imágenes y archivos digitales de alto valor
Además de los vídeos, muchas empresas también tienen archivos PDF, materiales de imágenes, dibujos, manuales y paquetes de información de gran valor que deben protegerse.
LockBox puede ayudar a las empresas a evitar que estos archivos se copien, reenvíen y redistribuyan a voluntad, permitiendo que los archivos digitales tengan capacidades de entrega realmente controlables.
El valor real de usar LockBox para empresas
La entrega de datos es más seguraLas empresas ya no necesitan enviar información importante en forma de documentos simples y corrientes. Los archivos cifrados, los dispositivos autorizados, el control del período de validez y la protección del jugador hacen que la entrega de datos sea más ilimitada.
Gestión de permisos más clara
Diferentes materiales pueden corresponder a diferentes personas, equipos y períodos de validez. Las empresas pueden establecer reglas de autorización basadas en departamentos, puestos, proyectos, clientes o asociaciones para reducir la confusión en la gestión manual.
La cooperación externa es más confiable
Al enviar información a agentes, clientes, proveedores, franquiciados o equipos de subcontratación, las empresas pueden utilizar LockBox para reducir los riesgos de difusión externa y estandarizar la cooperación y la entrega.
Reducir el riesgo de filtraciones y piratería
LockBox no puede prometer que ninguna herramienta sea 100% imposible de piratear, pero puede aumentar significativamente el costo de copiar, reenviar, grabar la pantalla y descifrar, lo que hace que la mayoría de las infracciones de bajo costo sean más difíciles de producir.
Haga de la información confidencial un activo manejable
Los datos corporativos sólo pueden convertirse verdaderamente en un activo si se gestionan adecuadamente.
LockBox ayuda a las empresas a pasar de "emitir archivos" a "autorizar la entrega de contenido", haciendo que la distribución, visualización, caducidad y cooperación externa de materiales sean más controlables.
Resumir
La esencia de la protección de datos confidenciales corporativos no es simplemente agregar una contraseña a los archivos, sino resolver el problema del control de datos en la circulación comercial real.
Quién puede verlo, en qué dispositivo, durante cuánto tiempo se puede ver, si se puede reenviar, si se puede abrir después de abandonar la empresa y si se puede seguir utilizando una vez finalizada la cooperación. Estos son los límites de permisos que las empresas deben gestionar cuidadosamente.
LockBox ayuda a las empresas a actualizar datos importantes desde la distribución ordinaria de archivos hasta la entrega segura, controlable y profesional de activos digitales mediante cifrado de archivos, autorización de una máquina, un código, control del período de validez, prevención de grabación de pantalla, prevención de capturas de pantalla, prevención de máquinas virtuales, prevención de depuración, prevención de inyecciones y protección de archivos de varios tipos.
Si su empresa protege videos de capacitación, literatura de productos, documentos técnicos, materiales de ventas, materiales de canales, entregables de proyectos o archivos PDF de alto valor, puede acceder a:
