Como as empresas podem entregar materiais confidenciais com segurança? Use LockBox para proteger arquivos de alto valor
Para muitas empresas, os ativos verdadeiramente importantes não existem apenas em edifícios de escritórios, equipamentos, inventários ou sistemas, mas em pedaços de dados internos.
Esses materiais podem ser planos de produtos, listas de clientes, estratégias de cotação, vídeos de treinamento, desenhos de projetos, documentos técnicos, documentos de licitação, dados financeiros, manuais de operação, políticas de canal ou a experiência comercial e métodos de gestão acumulados pela empresa ao longo dos anos.
Depois que esses materiais confidenciais são copiados, encaminhados, capturados, gravados na tela ou transmitidos externamente à vontade, as empresas muitas vezes perdem não apenas um arquivo, mas também oportunidades de mercado, confiança do cliente, vantagens competitivas e ordem de gestão interna.
No passado, muitas empresas usavam unidades de rede, e-mails, ferramentas de chat ou pastas comuns para transferir informações. Esses métodos são realmente convenientes, mas também há um problema óbvio: uma vez enviado o arquivo, é difícil continuar a controlar quem pode abri-lo, por quanto tempo ele pode ser visualizado, se pode ser encaminhado e se pode continuar a ser usado após sair da empresa.
Portanto, a proteção de informações confidenciais corporativas não pode depender apenas da consciência dos funcionários, nem apenas da frase “por favor, não divulgue”. As empresas precisam de um conjunto de ferramentas que possam garantir a entrega segura de dados, permissões controláveis e limites de uso claros. LockBox foi projetado para cenários de proteção de conteúdo digital de alto valor.
Por que as informações confidenciais corporativas ficam facilmente fora de controle?
1. O custo de cópia de arquivos comuns é muito baixo
Quer seja um PDF, vídeo, imagem, documento ou pacote compactado, desde que você o envie para outra parte na forma de um arquivo comum, ele pode ser facilmente copiado para uma unidade flash USB, carregado em uma unidade de rede, encaminhado para um grupo de bate-papo ou salvo em um computador pessoal.
É difícil para as empresas saber quantas cópias dos arquivos foram copiadas e também é difícil determinar onde os dados vão parar.
Esta disseminação incontrolável representa um alto risco para políticas de vendas, cotações de produtos, documentação técnica, soluções para clientes e conteúdo de treinamento interno.
2. Os direitos de acesso muitas vezes não acompanham as mudanças de pessoal
Pessoal interno, equipes terceirizadas, agentes, distribuidores, fornecedores e parceiros de projetos estarão todos expostos a diferentes tipos de dados.
Mas, na realidade, as relações pessoais estão em constante mudança:
- Os funcionários sairão ou mudarão de emprego
- Projetos de terceirização terminarão
- A cooperação do agente irá expirar
- Os projetos do cliente serão entregues e concluídos
- A equipe temporária será dissolvida
- A política do canal será atualizada
Se as informações foram enviadas na forma de arquivos comuns, será muito difícil revogar as permissões posteriormente.### 3. Apenas restringir downloads não pode realmente evitar vazamentos
Muitas empresas pensam que, desde que não estejam abertos para download, os dados estão seguros.
Mas desde que o conteúdo possa ser aberto, ele poderá ser capturado, gravado, refotografado ou coletado em um ambiente virtual. Especialmente conteúdos como vídeos de treinamento, materiais de demonstração, descrições de produtos e explicações de soluções podem ser facilmente salvos duas vezes durante a reprodução ou leitura.
Isso mostra que a proteção dos dados confidenciais corporativos não pode parar apenas no link de transmissão, mas também prestar atenção à segurança durante a abertura e uso.
4. Os dados de cooperação externa são mais difíceis de gerenciar
Muitas vezes, as empresas precisam enviar informações a terceiros, como:
- Informações sobre o produto do revendedor
- Conteúdo de treinamento de agentes
- Manual de Operação do Franqueado
- Especificações técnicas do fornecedor
- 客户项目交付文档
- Licitações e informações comerciais
- Processo de serviço pós-venda
Esses objetos não estão no sistema de gestão interno da empresa e os limites de permissão são mais difíceis de controlar. Depois que os dados são salvos, copiados ou encaminhados, muitas vezes é difícil para as empresas rastreá-los e restringi-los.
5. Os custos de remediação pós-violação são altos
Após o vazamento de informações confidenciais, as empresas muitas vezes precisam investir muito tempo para lidar com questões de acompanhamento: comunicação com clientes, investigação de fontes, ajuste de cotações, atualização de planos, reciclagem, coleta de evidências legais e até mesmo perdas de marca e negócios.
Em comparação com a remediação subsequente, estabelecer antecipadamente um mecanismo de criptografia de dados e gerenciamento de autorização é mais barato e mais controlável.
LockBox Como proteger informações confidenciais corporativas?
LockBox é um player criptografado e uma ferramenta de gerenciamento de autorização para conteúdo digital de alto valor, que pode ajudar as empresas a transformar arquivos comuns em conteúdo seguro que é autorizável, gerenciável e controlável.
Seus objetivos principais são claros:
Permitir que pessoas autorizadas visualizem as informações normalmente, mas não possam copiá-las, encaminhá-las ou divulgá-las facilmente fora de controle.
Os arquivos são criptografados antes da entrega
Depois de usar o LockBox, as empresas podem criptografar informações importantes antes de enviá-las a funcionários, clientes, revendedores de canal ou parceiros.
Mesmo que os arquivos criptografados sejam copiados para outros dispositivos ou encaminhados por meio de discos de rede, unidades flash USB ou ferramentas de bate-papo, eles não poderão ser abertos diretamente como arquivos comuns. Somente usuários autorizados podem visualizar ou jogar no ambiente designado.
Isto faz com que os dados corporativos não sejam mais um arquivo vazio que “sai do controle assim que é divulgado”, mas um ativo digital com limites de permissão.
Uma máquina, um código, restringe a abertura de dispositivos não autorizados
LockBox oferece suporte à autorização de vinculação de dispositivo, que geralmente é chamada de uma máquina, um código.As empresas podem autorizar o uso de dados por dispositivos designados. Mesmo que alguém encaminhe o arquivo para outra pessoa, o dispositivo não autorizado não poderá abri-lo corretamente.
Essa abordagem é ótima para proteger:
- Vídeos de treinamento corporativo
- Informações de vendas de produtos
- Materiais de aprendizagem para agentes
- Manual de Operação do Franqueado
- Documentação técnica interna
- Informações de entrega do projeto
- PDFs e recursos de imagem de alto valor
Para informações confidenciais que precisam ser divulgadas a terceiros, uma máquina e um código podem reduzir significativamente o risco de encaminhamento e compartilhamento privado por várias pessoas.
Defina o período de validade para evitar transferência de dados a longo prazo
Muitos materiais corporativos têm uma atualidade clara.
Por exemplo, as cotações de produtos são válidas apenas por um trimestre, as informações do projeto só estão disponíveis durante o período de cooperação, o conteúdo do treinamento é autorizado apenas para os funcionários atuais e as informações dos agentes são utilizadas apenas durante o período do contrato.
LockBox pode definir o período de autorização de acordo com as necessidades do negócio, disponibilizando os dados no prazo especificado. Após a expiração, ele expirará automaticamente ou exigirá nova autorização.
Desta forma, as empresas não têm de se preocupar com a possibilidade de dados antigos permanecerem em dispositivos externos durante muito tempo e continuarem a ser utilizados, mal utilizados ou transmitidos externamente.
Evite gravação de tela e capturas de tela para reduzir o risco de vazamento secundário
O vazamento de informações confidenciais não advém necessariamente do encaminhamento do arquivo original, mas também pode advir de capturas de tela, gravações de tela e remakes durante o processo de visualização.
LockBox fornece recursos de proteção de segurança no final da reprodução, que podem ajudar a detectar riscos como gravações de tela, capturas de tela e ambientes operacionais anormais, além de reduzir a probabilidade de os dados serem salvos e disseminados novamente.
Esse tipo de proteção é importante para planos de lançamento de produtos, treinamento de vendas, processos internos, propostas de negócios, demonstrações técnicas e casos de clientes.
Máquina antivirtual, antidepuração, antiinjeção
Alguns vazamentos mais complexos podem vir de ambientes de máquinas virtuais, ferramentas de depuração, ferramentas de injeção ou coleta automatizada.
LockBox melhora o custo de cracking, roubo e extração em lote por meio da detecção do ambiente em execução e proteção de segurança, para que os dados corporativos tenham proteção mais forte durante a abertura e uso.
Isso é especialmente valioso para conteúdo altamente confidencial, como documentos técnicos, tutoriais de software, materiais internos de P&D e documentos comerciais confidenciais.
Suporta proteção unificada de vários tipos de dados
As informações corporativas confidenciais não se limitam a vídeos.
Nos negócios reais, as empresas muitas vezes precisam proteger o conteúdo em vários formatos:
- Vídeos de treinamento
- arquivo PDF
- Informações da imagem -Manual do produto
- Instruções de operação
- Desenho de projeto
- Casos internos
- Plano de negócios
- Arquivos digitais de alto valorO LockBox pode ajudar as empresas a integrar esses materiais em um sistema unificado de criptografia e entrega de autorização, evitando o gerenciamento caótico de uma solução para vídeos, outra solução para PDF e outra solução para imagens.
Quais dados corporativos são adequados para proteção com LockBox?
Materiais de treinamento interno
Vídeos de treinamento interno, cursos de treinamento prático, técnicas de vendas, padrões de serviço e cursos de gestão geralmente contêm a experiência acumulada de longo prazo da empresa.
Por meio da entrega criptografada do LockBox, os funcionários podem estudar normalmente, mas os materiais não podem ser facilmente encaminhados de forma privada ou continuados a se espalhar após deixarem a empresa.
Produto e informações técnicas
Descrições de produtos, documentos técnicos, tutoriais de operação de software, materiais de P&D, manuais de manutenção de equipamentos, etc. geralmente têm alto valor comercial.
Depois de usar o LockBox, as empresas podem autorizar dados para clientes, engenheiros, agentes ou pessoal de projeto designados, reduzindo o risco de vazamento de dados para concorrentes.
Vendas e informações do canal
Políticas de preços, técnicas de vendas, análise competitiva de produtos, cases de clientes, estratégias de mercado e conteúdo de treinamento de canal são ativos importantes no sistema de vendas.
LockBox pode ajudar as empresas a controlar o escopo do acesso aos dados por região, equipe, agente ou período de cooperação.
Informações sobre franqueados e agentes
Franqueados, agentes e distribuidores geralmente precisam receber uma grande quantidade de materiais de treinamento, manuais de operações, especificações de marcas e cursos de produtos.
Uma vez que essas informações sejam vazadas, elas poderão afetar o gerenciamento da marca, a ordem dos canais e a concorrência comercial. Através da criptografia e gerenciamento de autorização, as empresas podem abrir dados durante o período de cooperação, e é mais fácil restringir o uso continuado após o término da cooperação.
Materiais de entrega do projeto do cliente
Empresas de consultoria, empresas de software, instituições de treinamento, empresas de design e empresas de serviços técnicos geralmente precisam fornecer soluções, tutoriais em vídeo, documentos operacionais e materiais de projeto aos clientes.
Se esses materiais contiverem métodos profissionais, templates, cases ou experiências internas, o uso da proteção LockBox pode tornar a entrega mais profissional e reduzir o risco de os clientes continuarem a divulgar os materiais.
PDFs, imagens e arquivos digitais de alto valor
Além dos vídeos, muitas empresas também possuem PDFs de alto valor, materiais de imagem, desenhos, manuais e pacotes de informações que precisam ser protegidos.
O LockBox pode ajudar as empresas a evitar que esses arquivos sejam copiados, encaminhados e redistribuídos à vontade, permitindo que os arquivos digitais tenham realmente recursos de entrega controláveis.
O valor real do uso do LockBox para empresas
A entrega de dados é mais seguraAs empresas não precisam mais enviar informações importantes na forma de documentos simples e comuns. Arquivos criptografados, dispositivos autorizados, controle do período de validade e proteção do jogador tornam a entrega de dados sem limites.
Gerenciamento de permissões mais claro
Diferentes materiais podem corresponder a diferentes pessoas, equipamentos e períodos de validade. As empresas podem definir regras de autorização com base em departamentos, cargos, projetos, clientes ou parcerias para reduzir a confusão no gerenciamento manual.
A cooperação externa é mais confiável
Ao enviar informações a agentes, clientes, fornecedores, franqueados ou equipes terceirizadas, as empresas podem utilizar o LockBox para reduzir os riscos de difusão externa e tornar a cooperação e a entrega mais padronizadas.
Reduza o risco de vazamentos e pirataria
O LockBox não pode prometer que qualquer ferramenta seja 100% inviolável, mas pode aumentar significativamente o custo de cópia, encaminhamento, gravação de tela e cracking, dificultando a ocorrência da maioria das violações de baixo custo.
Faça das informações confidenciais um ativo gerenciável
Os dados corporativos só podem tornar-se verdadeiramente um ativo se forem geridos de forma adequada.
LockBox ajuda as empresas a passar da "emissão de arquivos" para a "autorização de entrega de conteúdo", tornando a distribuição, visualização, expiração e cooperação externa de materiais mais controláveis.
Resumir
A essência da proteção de dados confidenciais corporativos não é simplesmente adicionar uma senha aos arquivos, mas resolver o problema de controle de dados na circulação comercial real.
Quem pode visualizá-lo, em que dispositivo, por quanto tempo pode ser visualizado, se pode ser encaminhado, se pode ser aberto após sair da empresa e se pode continuar a ser utilizado após o término da cooperação. Esses são os limites de permissão que as empresas precisam gerenciar cuidadosamente.
LockBox ajuda as empresas a atualizar dados importantes da distribuição comum de arquivos para entrega segura, controlável e profissional de ativos digitais por meio de criptografia de arquivos, autorização de uma máquina e um código, controle de período de validade, prevenção de gravação de tela, prevenção de captura de tela, prevenção de máquina virtual, prevenção de depuração, prevenção de injeção e proteção de arquivos de vários tipos.
Se sua empresa protege vídeos de treinamento, literatura de produtos, documentos técnicos, materiais de vendas, materiais de canal, resultados de projetos ou PDFs de alto valor, você pode acessar:
