W jaki sposób firmy mogą bezpiecznie dostarczać materiały poufne? Użyj LockBox, aby chronić pliki o dużej wartości
Dla wielu firm naprawdę ważne aktywa nie istnieją jedynie w budynkach biurowych, sprzęcie, zapasach czy systemach, ale w fragmentach danych wewnętrznych.
Materiałami tymi mogą być plany produktów, listy klientów, strategie ofertowe, filmy szkoleniowe, rysunki projektowe, dokumenty techniczne, dokumenty przetargowe, dane finansowe, instrukcje obsługi, zasady kanału lub doświadczenie biznesowe i metody zarządzania zgromadzone przez firmę na przestrzeni lat.
Po skopiowaniu, przesłaniu, zrzucie ekranu, nagraniu ekranu lub przesłaniu zewnętrznie według własnego uznania te poufne materiały, firmy często tracą nie tylko plik, ale także możliwości rynkowe, zaufanie klientów, przewagę konkurencyjną i porządek wewnętrznego zarządzania.
W przeszłości wiele firm do przesyłania informacji wykorzystywało dyski sieciowe, pocztę e-mail, narzędzia do czatowania lub zwykłe foldery. Metody te są rzeczywiście wygodne, ale pojawia się też oczywisty problem: po wysłaniu pliku trudno jest w dalszym ciągu kontrolować, kto może go otworzyć, jak długo można go przeglądać, czy można go przekazać dalej i czy można z niego nadal korzystać po opuszczeniu firmy.
Dlatego ochrona poufnych informacji korporacyjnych nie może opierać się wyłącznie na świadomości pracowników, ani też nie może opierać się wyłącznie na stwierdzeniu „proszę tego nie ujawniać”. Przedsiębiorstwa potrzebują zestawu narzędzi, które zapewnią bezpieczne dostarczanie danych, kontrolowane uprawnienia i jasne granice użytkowania. LockBox został zaprojektowany z myślą o takich scenariuszach ochrony treści cyfrowych o dużej wartości.
Dlaczego poufne informacje firmowe łatwo wymykają się spod kontroli?
1. Koszt kopiowania zwykłych plików jest zbyt niski
Niezależnie od tego, czy jest to plik PDF, wideo, obraz, dokument czy pakiet skompresowany, o ile wyślesz go drugiej stronie w postaci zwykłego pliku, można go łatwo skopiować na dysk flash USB, przesłać na dysk sieciowy, przekazać do grupy czatu lub zapisać na komputerze osobistym.
Firmom trudno jest określić, ile kopii plików zostało skopiowanych, trudno też określić, gdzie trafiają dane.
To niekontrolowane rozpowszechnianie stwarza wysokie ryzyko dla polityki sprzedaży, ofert produktów, dokumentacji technicznej, rozwiązań dla klientów i treści szkoleń wewnętrznych.
2. Prawa dostępu często nie nadążają za zmianami personalnymi
Personel wewnętrzny, zespoły outsourcingowe, agenci, dystrybutorzy, dostawcy i partnerzy projektu będą narażeni na kontakt z różnymi rodzajami danych.
Ale w rzeczywistości relacje międzyludzkie ciągle się zmieniają:
- Pracownicy odejdą lub zmienią pracę
- Projekty outsourcingowe dobiegną końca
- Współpraca agenta wygaśnie
- Projekty klientów zostaną dostarczone i ukończone
- Zespół tymczasowy zostanie rozwiązany
- Zasady dotyczące kanału zostaną zaktualizowane
Jeżeli informacja została przesłana w formie zwykłych plików, późniejsze cofnięcie uprawnień będzie bardzo trudne.### 3. Samo ograniczenie pobierania nie może w pełni zapobiec wyciekom
Wiele firm uważa, że dopóki nie można ich pobrać, dane są bezpieczne.
Jeśli jednak zawartość można otworzyć, można wykonać zrzut ekranu, nagrać ją, ponownie sfotografować lub zebrać w środowisku wirtualnym. Zwłaszcza treści takie jak filmy szkoleniowe, materiały demonstracyjne, opisy produktów i objaśnienia rozwiązań można łatwo zapisać dwukrotnie podczas odtwarzania lub czytania.
Pokazuje to, że ochrona poufnych danych firmowych nie może zatrzymać się tylko na łączu transmisyjnym, ale także zwracać uwagę na bezpieczeństwo podczas otwierania i użytkowania.
4. Dane dotyczące współpracy zewnętrznej są trudniejsze w zarządzaniu
Przedsiębiorstwa często muszą przesyłać informacje podmiotom zewnętrznym, takim jak:
- Informacje o produkcie sprzedawcy
- Treści szkoleniowe dla agentów
- Instrukcja obsługi franczyzobiorcy
- Specyfikacje techniczne dostawcy
- 客户项目交付文档
- Informacje o ofertach i biznesie
- Proces obsługi posprzedażowej
Obiekty te nie znajdują się w wewnętrznym systemie zarządzania przedsiębiorstwa, a granice uprawnień są trudniejsze do kontrolowania. Po zapisaniu, skopiowaniu lub przesłaniu danych firmom często trudno jest je śledzić i ograniczać.
5. Koszty działań naprawczych po naruszeniu są wysokie
Po wycieku poufnych informacji firmy często muszą poświęcić dużo czasu na zajęcie się dalszymi kwestiami: komunikacją z klientami, badaniem źródeł, dostosowywaniem ofert, aktualizacją planów, przekwalifikowaniem, gromadzeniem dowodów prawnych, a nawet ponoszeniem strat związanych z marką i biznesem.
W porównaniu z późniejszymi środkami zaradczymi, wcześniejsze ustanowienie mechanizmu szyfrowania danych i zarządzania autoryzacją jest tańsze i łatwiejsze do kontrolowania.
LockBox Jak chronić poufne informacje firmowe?
LockBox to zaszyfrowany odtwarzacz i narzędzie do zarządzania autoryzacją dla treści cyfrowych o dużej wartości, które może pomóc przedsiębiorstwom przekształcić zwykłe pliki w bezpieczną treść, którą można autoryzować, zarządzać i kontrolować.
Jej podstawowe cele są jasne:
Pozwól upoważnionym osobom na normalny przeglądanie informacji, ale nie możesz ich łatwo kopiować, przesyłać dalej ani rozpowszechniać poza kontrolą.
Pliki są szyfrowane przed dostawą
Po użyciu LockBox przedsiębiorstwa mogą szyfrować ważne informacje przed wysłaniem ich do pracowników, klientów, dealerów lub partnerów.
Nawet jeśli zaszyfrowane pliki zostaną skopiowane na inne urządzenia lub przesłane dalej przez dyski sieciowe, dyski flash USB lub narzędzia czatu, nie można ich otworzyć bezpośrednio jak zwykłych plików. Tylko autoryzowani użytkownicy mogą przeglądać i grać w wyznaczonym środowisku.
To sprawia, że dane firmowe nie są już zwykłym plikiem, który „wymyka się spod kontroli zaraz po udostępnieniu”, ale cyfrowym zasobem z granicami uprawnień.
Jedna maszyna, jeden kod, ogranicz otwieranie nieautoryzowanych urządzeń
LockBox obsługuje autoryzację powiązania urządzenia, która często nazywana jest jedną maszyną, jednym kodem.Przedsiębiorstwa mogą autoryzować wykorzystanie danych przez wyznaczone urządzenia. Nawet jeśli ktoś przekaże plik komuś innemu, nieuprawnione urządzenie nie będzie w stanie go poprawnie otworzyć.
To podejście doskonale nadaje się do ochrony:
- Filmy szkoleniowe dla firm
- Informacje o sprzedaży produktów
- Materiały szkoleniowe dla agentów
- Instrukcja obsługi franczyzobiorcy
- Wewnętrzna dokumentacja techniczna
- Informacje o dostawie projektu
- Zasoby PDF i obrazy o wysokiej wartości
W przypadku poufnych informacji, które należy udostępnić podmiotom zewnętrznym, jedna maszyna i jeden kod mogą znacznie zmniejszyć ryzyko prywatnego przesyłania i udostępniania przez wiele osób.
Ustaw okres ważności, aby uniknąć długotrwałego przesyłania danych
Wiele materiałów korporacyjnych ma już wyraźną aktualność.
Na przykład oferty produktów są ważne tylko przez jeden kwartał, informacje o projekcie są dostępne tylko w okresie współpracy, treści szkoleniowe są dostępne tylko dla obecnych pracowników, a informacje o agentach są wykorzystywane tylko w okresie obowiązywania umowy.
LockBox może ustawić okres autoryzacji zgodnie z potrzebami biznesowymi, udostępniając dane w określonym czasie. Po wygaśnięciu wygaśnie automatycznie lub będzie wymagać ponownej autoryzacji.
W ten sposób przedsiębiorstwa nie muszą się martwić, że stare dane pozostaną przez długi czas na urządzeniach zewnętrznych i będą nadal wykorzystywane, niewłaściwie wykorzystywane lub przesyłane na zewnątrz.
Zapobiegaj nagrywaniu ekranu i zrzutom ekranu, aby zmniejszyć ryzyko wtórnego wycieku
Wyciek poufnych informacji niekoniecznie wynika z przekazania oryginalnego pliku, ale może również nastąpić w wyniku zrzutów ekranu, nagrań ekranu i przeróbek podczas procesu przeglądania.
LockBox zapewnia funkcje ochrony końca odtwarzania, które mogą pomóc wykryć zagrożenia, takie jak nagrania ekranu, zrzuty ekranu i nietypowe środowiska operacyjne, a także zmniejszyć prawdopodobieństwo ponownego zapisania i rozpowszechnienia danych.
Ten rodzaj ochrony jest ważny w przypadku planów wprowadzenia produktu na rynek, szkoleń sprzedażowych, procesów wewnętrznych, propozycji biznesowych, demonstracji technicznych i spraw klientów.
Maszyna antywirtualna, zapobiegająca debugowaniu, zapobiegająca wstrzykiwaniu
Niektóre bardziej złożone wycieki mogą pochodzić ze środowisk maszyn wirtualnych, narzędzi do debugowania, narzędzi do wstrzykiwania lub automatycznego gromadzenia.
LockBox zmniejsza koszty łamania, kradzieży i ekstrakcji wsadowej poprzez wykrywanie środowiska i ochronę bezpieczeństwa, dzięki czemu dane firmowe mają lepszą ochronę podczas otwierania i użytkowania.
Jest to szczególnie cenne w przypadku bardzo wrażliwych treści, takich jak dokumenty techniczne, samouczki dotyczące oprogramowania, wewnętrzne materiały badawczo-rozwojowe i poufne dokumenty handlowe.
Obsługuje ujednoliconą ochronę wielu typów danych
Poufne informacje korporacyjne nie ograniczają się do filmów.
W rzeczywistej działalności przedsiębiorstwa często muszą chronić treści w wielu formatach:
- Filmy szkoleniowe -Plik PDF
- Informacje o obrazie
- Instrukcja produktu
- Instrukcje obsługi
- Rysunek projektowy
- Sprawy wewnętrzne
- Biznesplan
- Pliki cyfrowe o dużej wartościLockBox może pomóc przedsiębiorstwom zintegrować te materiały w ujednolicony system szyfrowania i dostarczania autoryzacji, unikając chaotycznego zarządzania jednym rozwiązaniem dla filmów, innym rozwiązaniem dla plików PDF i innym rozwiązaniem dla zdjęć.
Które dane firmowe nadają się do ochrony za pomocą LockBox?
Wewnętrzne materiały szkoleniowe
Wewnętrzne filmy szkoleniowe, kursy szkoleniowe w miejscu pracy, techniki sprzedaży, standardy usług i kursy zarządzania często zawierają wieloletnie doświadczenie firmy.
Dzięki szyfrowanej dostawie LockBox pracownicy mogą normalnie uczyć się, ale materiałów nie można łatwo przesłać prywatnie ani dalej rozpowszechniać po opuszczeniu firmy.
Informacje o produkcie i technice
Opisy produktów, dokumenty techniczne, samouczki dotyczące obsługi oprogramowania, materiały badawczo-rozwojowe, instrukcje konserwacji sprzętu itp. mają zazwyczaj dużą wartość handlową.
Po użyciu LockBox firmy mogą autoryzować dane wyznaczonym klientom, inżynierom, agentom lub personelowi projektowemu, zmniejszając ryzyko wycieku danych do konkurencji.
Informacje o sprzedaży i kanale
Polityka cenowa, techniki sprzedaży, analiza produktów konkurencyjnych, przypadki klientów, strategie rynkowe i treści szkoleniowe dotyczące kanałów sprzedaży to ważne aktywa w systemie sprzedaży.
LockBox może pomóc przedsiębiorstwom kontrolować zakres dostępu do danych według regionu, zespołu, agenta lub okresu współpracy.
Informacje o franczyzobiorcy i agencie
Franczyzobiorcy, agenci i dystrybutorzy zazwyczaj muszą otrzymać dużą ilość materiałów szkoleniowych, instrukcji operacyjnych, specyfikacji marki i kursów dotyczących produktów.
Wyciek tych informacji może mieć wpływ na zarządzanie marką, kolejność kanałów i konkurencję biznesową. Dzięki szyfrowaniu i zarządzaniu uprawnieniami firmy mogą otwierać dane w okresie współpracy, a po zakończeniu współpracy łatwiej jest ograniczyć ich dalsze wykorzystanie.
Materiały dostarczane do projektu klienta
Firmy konsultingowe, firmy zajmujące się oprogramowaniem, instytucje szkoleniowe, firmy projektowe i firmy świadczące usługi techniczne często muszą dostarczać klientom rozwiązania, samouczki wideo, dokumenty operacyjne i materiały projektowe.
Jeśli te materiały zawierają profesjonalne metody, szablony, przypadki lub wewnętrzne doświadczenia, zastosowanie ochrony LockBox może sprawić, że dostawa będzie bardziej profesjonalna i zmniejszy ryzyko dalszego rozpowszechniania materiałów przez klientów.
Pliki PDF o wysokiej wartości, obrazy i pliki cyfrowe
Oprócz filmów wiele firm dysponuje także cennymi plikami PDF, materiałami graficznymi, rysunkami, instrukcjami i pakietami informacyjnymi, które należy chronić.
LockBox może pomóc przedsiębiorstwom zapobiegać kopiowaniu, przesyłaniu i ponownej dystrybucji tych plików według własnego uznania, dzięki czemu pliki cyfrowe mają naprawdę kontrolowane możliwości dostarczania.
Rzeczywista wartość korzystania z LockBox dla firm
Dostarczanie danych jest bezpieczniejszePrzedsiębiorstwa nie muszą już wysyłać ważnych informacji w formie zwykłych, gołych dokumentów. Zaszyfrowane pliki, autoryzowane urządzenia, kontrola okresu ważności i ochrona odtwarzacza sprawiają, że dostarczanie danych jest bardziej nieograniczone.
Przejrzystsze zarządzanie uprawnieniami
Różne materiały mogą odpowiadać różnym pracownikom, sprzętom i okresom ważności. Przedsiębiorstwa mogą ustalać reguły autoryzacji w oparciu o działy, stanowiska, projekty, klientów lub partnerstwa, aby ograniczyć zamieszanie związane z ręcznym zarządzaniem.
Współpraca zewnętrzna jest bardziej niezawodna
Wysyłając informacje do agentów, klientów, dostawców, franczyzobiorców lub zespołów outsourcingowych, firmy mogą używać LockBox w celu ograniczenia ryzyka rozprzestrzeniania się na zewnątrz oraz ujednolicenia współpracy i dostaw.
Zmniejsz ryzyko wycieków i piractwa
LockBox nie może zagwarantować, że jakiekolwiek narzędzie będzie w 100% niemożliwe do zhakowania, ale może znacznie zwiększyć koszty kopiowania, przesyłania dalej, nagrywania ekranu i łamania zabezpieczeń, utrudniając wystąpienie większości tanich naruszeń.
Spraw, aby informacje poufne stały się zasobem, którym można zarządzać
Dane korporacyjne mogą naprawdę stać się aktywami tylko wtedy, gdy są odpowiednio zarządzane.
LockBox pomaga przedsiębiorstwom przejść od „wydawania plików” do „autoryzowania dostarczania treści”, dzięki czemu dystrybucja, przeglądanie, wygaśnięcie i współpraca zewnętrzna materiałów są bardziej kontrolowane.
Podsumuj
Istotą ochrony poufnych danych firmowych nie jest proste dodanie hasła do plików, ale rozwiązanie problemu kontroli danych w rzeczywistym obrocie biznesowym.
Kto może go przeglądać, na jakim urządzeniu, jak długo można go przeglądać, czy można go przekazać dalej, czy można go otworzyć po wyjściu z firmy i czy można z niego nadal korzystać po zakończeniu współpracy. Są to granice uprawnień, którymi przedsiębiorstwa muszą uważnie zarządzać.
LockBox pomaga przedsiębiorstwom uaktualniać ważne dane ze zwykłej dystrybucji plików do bezpiecznego, kontrolowanego i profesjonalnego dostarczania zasobów cyfrowych poprzez szyfrowanie plików, autoryzację na jednej maszynie, jeden kod, kontrolę okresu ważności, zapobieganie nagrywaniu ekranu, zapobieganie zrzutom ekranu, zapobieganie maszynom wirtualnym, zapobieganie debugowaniu, zapobieganie wstrzykiwaniu i ochronę plików wielu typów.
Jeśli Twoja firma chroni filmy szkoleniowe, literaturę o produktach, dokumenty techniczne, materiały sprzedażowe, materiały dla kanałów sprzedaży, rezultaty projektów lub wartościowe pliki PDF, możesz uzyskać dostęp do:
