چگونه شرکت ها می توانند مطالب محرمانه را به صورت ایمن تحویل دهند؟ از LockBox برای محافظت از فایل های با ارزش بالا استفاده کنید
برای بسیاری از شرکتها، داراییهای واقعاً مهم فقط در ساختمانهای اداری، تجهیزات، موجودی یا سیستمها وجود ندارد، بلکه در دادههای داخلی نیز وجود دارد.
این مواد ممکن است طرحهای محصول، فهرستهای مشتریان، استراتژیهای قیمتگذاری، فیلمهای آموزشی، نقشههای طراحی، اسناد فنی، اسناد مناقصه، دادههای مالی، دستورالعملهای عملیاتی، خطمشیهای کانال، یا تجربه تجاری و روشهای مدیریتی که شرکت طی سالها جمعآوری کرده است باشد.
هنگامی که این مطالب محرمانه کپی، ارسال، اسکرین شات، ضبط روی صفحه یا به صورت خارجی ارسال می شوند، شرکت ها اغلب نه تنها یک فایل، بلکه فرصت های بازار، اعتماد مشتری، مزیت های رقابتی و سفارش مدیریت داخلی را از دست می دهند.
در گذشته، بسیاری از شرکت ها از درایوهای شبکه، ایمیل ها، ابزارهای چت یا پوشه های معمولی برای انتقال اطلاعات استفاده می کردند. این روشها در واقع راحت هستند، اما یک مشکل آشکار نیز وجود دارد: زمانی که فایل ارسال میشود، کنترل اینکه چه کسی میتواند آن را باز کند، چه مدت میتوان آن را مشاهده کرد، آیا میتوان آن را ارسال کرد و آیا میتوان پس از خروج از شرکت همچنان به استفاده از آن ادامه داد، دشوار است.
بنابراین، حفاظت از اطلاعات محرمانه شرکت نمی تواند تنها بر آگاهی کارکنان تکیه کند و همچنین نمی تواند فقط بر عبارت "لطفاً آن را افشا نکنید" متکی باشد. شرکتها به مجموعهای از ابزارها نیاز دارند که بتواند از تحویل ایمن دادهها، مجوزهای قابل کنترل و پاک کردن مرزهای استفاده اطمینان حاصل کند. LockBox برای چنین سناریوهای حفاظت از محتوای دیجیتال با ارزش طراحی شده است.
چرا اطلاعات محرمانه شرکت به راحتی از کنترل خارج می شود؟
1. هزینه کپی فایل های معمولی بسیار کم است
خواه یک PDF، ویدئو، تصویر، سند یا بسته فشرده باشد، تا زمانی که آن را در قالب یک فایل معمولی برای طرف مقابل ارسال کنید، می توان آن را به راحتی در یک درایو فلش USB کپی کرد، در درایو شبکه آپلود کرد، به یک گروه چت ارسال کرد، یا در رایانه شخصی ذخیره کرد.
برای شرکتها دشوار است که بدانند چند نسخه از فایلها کپی شدهاند، و همچنین تعیین اینکه دادهها به کجا ختم میشوند دشوار است.
این انتشار غیرقابل کنترل خطر بالایی برای سیاستهای فروش، قیمتگذاری محصول، اسناد فنی، راهحلهای مشتری و محتوای آموزشی داخلی ایجاد میکند.
2. حقوق دسترسی اغلب با تغییرات پرسنل هماهنگی ندارد
پرسنل داخلی، تیم های برون سپاری، نمایندگان، توزیع کنندگان، تامین کنندگان و شرکای پروژه همگی در معرض انواع مختلف داده ها خواهند بود.
اما در واقعیت، روابط پرسنل به طور مداوم در حال تغییر است:
- کارمندان ترک یا تغییر شغل خواهند داد
- پروژه های برون سپاری پایان می یابد
- همکاری نماینده به پایان خواهد رسید
- پروژه های مشتری تحویل و تکمیل خواهد شد
- تیم موقت منحل می شود
- خط مشی کانال به روز می شود
اگر اطلاعات در قالب فایل های معمولی ارسال شده باشد، لغو مجوزها بعداً بسیار دشوار خواهد بود.### 3. فقط محدود کردن دانلودها نمی تواند واقعاً از نشت جلوگیری کند
بسیاری از شرکت ها فکر می کنند تا زمانی که برای دانلود باز نباشند، داده ها امن هستند.
اما تا زمانی که محتوا قابل باز شدن باشد، ممکن است از طریق یک محیط مجازی اسکرین شات گرفته شود، ضبط شود، دوباره عکس گرفته شود یا جمع آوری شود. به خصوص محتوایی مانند فیلم های آموزشی، مطالب نمایشی، توضیحات محصول و توضیحات راه حل را می توان به راحتی دو بار در حین پخش یا خواندن ذخیره کرد.
این نشان میدهد که حفاظت از دادههای محرمانه شرکت تنها نمیتواند در پیوند انتقال متوقف شود، بلکه به امنیت در هنگام باز کردن و استفاده نیز توجه میکند.
4. مدیریت داده های همکاری خارجی دشوارتر است
شرکت ها اغلب نیاز به ارسال اطلاعات به طرف های خارجی دارند، مانند:
- اطلاعات محصول فروشنده
- محتوای آموزشی نماینده
- راهنمای عملیات حق رای دادن
- مشخصات فنی تامین کننده
- 客户项目交付文档
- اطلاعات مناقصه و تجاری
- فرآیند خدمات پس از فروش
این اشیاء در سیستم مدیریت داخلی شرکت نیستند و کنترل مرزهای مجوز دشوارتر است. هنگامی که داده ها ذخیره، کپی یا ارسال می شوند، اغلب برای شرکت ها دشوار است که آن ها را ردیابی و محدود کنند.
5. هزینه های اصلاح پس از نقض بالا است
پس از افشای اطلاعات محرمانه، شرکتها اغلب باید زمان زیادی را برای رسیدگی به مسائل بعدی سرمایهگذاری کنند: برقراری ارتباط با مشتریان، بررسی منابع، تنظیم نقل قولها، بهروزرسانی برنامهها، بازآموزی، جمعآوری شواهد قانونی و حتی تحمل ضررهای تجاری و تجاری.
در مقایسه با اصلاحات بعدی، ایجاد یک مکانیسم رمزگذاری داده و مدیریت مجوز از قبل ارزانتر و قابل کنترلتر است.
LockBox چگونه از اطلاعات محرمانه شرکت محافظت کنیم؟
LockBox یک پخش کننده رمزگذاری شده و ابزار مدیریت مجوز برای محتوای دیجیتال با ارزش بالا است که می تواند به شرکت ها کمک کند تا فایل های معمولی را به محتوای ایمن تبدیل کنند که مجاز، قابل مدیریت و کنترل است.
اهداف اصلی آن روشن است:
به افراد مجاز اجازه دهید اطلاعات را به طور معمول مشاهده کنند، اما نمی توانند به راحتی آن را کپی، ارسال یا منتشر کنند.
فایل ها قبل از تحویل رمزگذاری می شوند
پس از استفاده از LockBox، شرکت ها می توانند اطلاعات مهم را قبل از ارسال آن به کارمندان، مشتریان، فروشندگان کانال یا شرکا رمزگذاری کنند.
حتی اگر فایلهای رمزگذاریشده به دستگاههای دیگر کپی شوند یا از طریق دیسکهای شبکه، درایوهای فلش USB یا ابزارهای چت ارسال شوند، نمیتوانند مستقیماً مانند فایلهای معمولی باز شوند. فقط کاربران مجاز می توانند در محیط تعیین شده مشاهده یا بازی کنند.
این باعث میشود که دادههای شرکت دیگر یک فایل خالی نباشند که "به محض انتشار از کنترل خارج میشود"، بلکه یک دارایی دیجیتال با مرزهای مجوز است.
یک دستگاه، یک کد، باز کردن دستگاههای غیرمجاز را محدود کنید
LockBox از مجوز اتصال دستگاه پشتیبانی می کند که اغلب یک ماشین، یک کد نامیده می شود.شرکت ها می توانند اجازه دهند داده ها توسط دستگاه های تعیین شده استفاده شود. حتی اگر شخصی فایل را برای شخص دیگری فوروارد کند، دستگاه غیرمجاز نمی تواند آن را به درستی باز کند.
این روش برای محافظت عالی است:
- فیلم های آموزشی شرکتی
- اطلاعات فروش محصول
- مواد آموزشی نماینده
- راهنمای عملیات حق رای دادن
- مستندات فنی داخلی
- اطلاعات تحویل پروژه
- دارایی های PDF و تصویر با ارزش بالا
برای اطلاعات محرمانه ای که باید در اختیار اشخاص خارجی قرار گیرد، یک ماشین و یک کد می توانند به طور قابل توجهی خطر ارسال خصوصی و اشتراک گذاری توسط چندین نفر را کاهش دهند.
دوره اعتبار را برای جلوگیری از انتقال داده های طولانی مدت تنظیم کنید
بسیاری از مواد شرکتی خود دارای زمان مشخصی هستند.
به عنوان مثال، قیمتهای محصول فقط برای یک چهارم معتبر است، اطلاعات پروژه فقط در طول دوره همکاری در دسترس است، محتوای آموزشی فقط برای کارکنان فعلی مجاز است و اطلاعات نماینده فقط در طول دوره قرارداد استفاده میشود.
LockBox می تواند دوره مجوز را با توجه به نیازهای تجاری تنظیم کند و داده ها را در زمان مشخص شده در دسترس قرار دهد. پس از انقضا، به طور خودکار منقضی می شود یا نیاز به مجوز مجدد دارد.
به این ترتیب، شرکتها نگران باقی ماندن دادههای قدیمی در دستگاههای خارجی برای مدت طولانی و ادامه استفاده، سوء استفاده یا انتقال خارجی نیستند.
برای کاهش خطر نشت ثانویه از ضبط صفحه و اسکرین شات جلوگیری کنید
نشت اطلاعات محرمانه لزوماً از ارسال فایل اصلی ناشی نمیشود، بلکه ممکن است از اسکرینشاتها، ضبطهای صفحه و بازسازیها در طول فرآیند مشاهده ناشی شود.
LockBox قابلیتهای حفاظت امنیتی پایان پخش را فراهم میکند، که میتواند به شناسایی خطراتی مانند ضبط صفحه، عکسهای صفحه و محیطهای عملیاتی غیرعادی کمک کند و احتمال ذخیره و انتشار مجدد دادهها را کاهش دهد.
این نوع حفاظت برای مواردی مانند برنامههای راهاندازی محصول، آموزش فروش، فرآیندهای داخلی، پیشنهادات تجاری، نمایشهای فنی و موارد مشتری مهم است.
دستگاه ضد مجازی، ضد اشکال زدایی، ضد تزریق
برخی نشتهای پیچیدهتر ممکن است از محیطهای ماشین مجازی، ابزارهای اشکال زدایی، ابزارهای تزریق یا جمعآوری خودکار باشد.
LockBox هزینه کرک کردن، سرقت و استخراج دسته ای را از طریق شناسایی محیط در حال اجرا و حفاظت از امنیت بهبود می بخشد، به طوری که داده های شرکت محافظت قوی تری در هنگام باز کردن و استفاده دارند.
این امر به ویژه برای محتوای بسیار حساس مانند اسناد فنی، آموزش های نرم افزاری، مواد تحقیق و توسعه داخلی و اسناد محرمانه تجاری بسیار ارزشمند است.
از حفاظت یکپارچه از چندین نوع داده پشتیبانی می کند
اطلاعات محرمانه شرکت به ویدیوها محدود نمی شود.
در تجارت واقعی، شرکت ها اغلب نیاز به محافظت از محتوا در قالب های مختلف دارند:
- فیلم های آموزشی
- فایل PDF
- اطلاعات تصویر
- راهنمای محصول
- دستورالعمل های عملیاتی
- طراحی طراحی
- موارد داخلی
- طرح کسب و کار
- فایل های دیجیتال با ارزش بالاLockBox می تواند به شرکت ها کمک کند تا این مواد را در یک سیستم رمزگذاری و تحویل مجوز یکپارچه ادغام کنند و از مدیریت آشفته یک راه حل برای فیلم ها، راه حل دیگر برای PDF و راه حل دیگر برای تصاویر اجتناب کنند.
کدام داده های شرکتی برای محافظت با LockBox مناسب هستند؟
مطالب آموزشی داخلی
فیلمهای آموزشی داخلی، دورههای آموزشی حین کار، تکنیکهای فروش، استانداردهای خدمات و دورههای مدیریت اغلب حاوی تجربه انباشته طولانیمدت شرکت هستند.
از طریق تحویل رمزگذاری شده LockBox، کارمندان می توانند به طور عادی مطالعه کنند، اما مطالب را نمی توان به راحتی به صورت خصوصی ارسال کرد یا پس از خروج از شرکت، به انتشار ادامه داد.
محصول و اطلاعات فنی
توضیحات محصول، اسناد فنی، آموزش عملیات نرم افزار، مواد تحقیق و توسعه، کتابچه راهنمای تعمیر و نگهداری تجهیزات و غیره معمولاً ارزش تجاری بالایی دارند.
پس از استفاده از LockBox، شرکتها میتوانند دادهها را به مشتریان، مهندسان، نمایندگان یا پرسنل پروژه تعیینشده مجوز دهند و خطر نشت دادهها را برای رقبا کاهش دهند.
فروش و اطلاعات کانال
سیاست های قیمت گذاری، تکنیک های فروش، تجزیه و تحلیل محصول رقابتی، موارد مشتری، استراتژی های بازار و محتوای آموزش کانال از دارایی های مهم در سیستم فروش هستند.
LockBox می تواند به شرکت ها کمک کند تا دامنه دسترسی به داده ها را بر اساس منطقه، تیم، نماینده یا دوره همکاری کنترل کنند.
اطلاعات صاحب امتیاز و نماینده
فرانچایزها، نمایندگان و توزیع کنندگان معمولاً نیاز به دریافت مقدار زیادی از مواد آموزشی، کتابچه راهنمای عملیات، مشخصات برند و دوره های محصول دارند.
هنگامی که این اطلاعات به بیرون درز کرد، ممکن است بر مدیریت برند، سفارش کانال و رقابت تجاری تأثیر بگذارد. از طریق مدیریت رمزگذاری و مجوز، شرکت ها می توانند داده ها را در طول دوره همکاری باز کنند و پس از پایان همکاری، محدود کردن ادامه استفاده آسان تر است.
مواد تحویل پروژه مشتری
شرکت های مشاور، شرکت های نرم افزاری، موسسات آموزشی، شرکت های طراحی و شرکت های خدمات فنی اغلب نیاز به ارائه راه حل ها، آموزش های ویدئویی، اسناد عملیاتی و مواد پروژه به مشتریان دارند.
اگر این مواد حاوی روشها، قالبها، موارد یا تجربیات داخلی حرفهای هستند، استفاده از محافظ LockBox میتواند تحویل را حرفهایتر کند و خطر ادامه انتشار مطالب توسط مشتریان را کاهش دهد.
PDF ها، تصاویر و فایل های دیجیتال با ارزش بالا
علاوه بر فیلم ها، بسیاری از شرکت ها همچنین دارای فایل های PDF با ارزش، مواد تصویری، نقشه ها، کتابچه های راهنما و بسته های اطلاعاتی هستند که باید محافظت شوند.
LockBox میتواند به شرکتها کمک کند تا از کپی، ارسال و توزیع مجدد این فایلها به دلخواه خود جلوگیری کنند و به فایلهای دیجیتالی امکان میدهد واقعاً قابلیتهای تحویل قابل کنترل داشته باشند.
ارزش واقعی استفاده از LockBox برای مشاغل
تحویل داده ها امن تر استشرکتها دیگر نیازی به ارسال اطلاعات مهم در قالب اسناد معمولی ندارند. فایل های رمزگذاری شده، دستگاه های مجاز، کنترل دوره اعتبار و محافظت از پخش کننده، تحویل داده ها را بدون مرز می کند.
مدیریت مجوزهای شفاف تر
مواد مختلف می تواند با پرسنل، تجهیزات و دوره های اعتبار متفاوت مطابقت داشته باشد. شرکت ها می توانند قوانین مجوز را بر اساس بخش ها، موقعیت ها، پروژه ها، مشتریان یا مشارکت ها تنظیم کنند تا سردرگمی مدیریت دستی را کاهش دهند.
همکاری خارجی قابل اعتمادتر است
هنگام ارسال اطلاعات به نمایندگان، مشتریان، تامین کنندگان، امتیازدهندگان یا تیم های برون سپاری، شرکت ها می توانند از LockBox برای کاهش خطرات انتشار خارجی و استانداردسازی بیشتر همکاری و تحویل استفاده کنند.
خطر نشت و دزدی دریایی را کاهش دهید
LockBox نمی تواند قول دهد که هیچ ابزاری 100% غیرقابل هک است، اما می تواند هزینه کپی، ارسال، ضبط صفحه و کرک را به میزان قابل توجهی افزایش دهد و رخ دادن بیشتر موارد نقض هزینه کم را دشوارتر کند.
اطلاعات محرمانه را به یک دارایی قابل مدیریت تبدیل کنید
داده های شرکتی تنها در صورتی می توانند به یک دارایی تبدیل شوند که به درستی مدیریت شوند.
LockBox به شرکتها کمک میکند تا از «صدور فایلها» به «مجوز تحویل محتوا» ارتقا پیدا کنند و توزیع، مشاهده، انقضا و همکاری خارجی مواد را کنترلتر کنند.
خلاصه کنید
ماهیت حفاظت از داده های محرمانه شرکتی، افزودن یک رمز عبور به فایل ها نیست، بلکه حل مشکل کنترل داده ها در گردش تجاری واقعی است.
چه کسی می تواند آن را مشاهده کند، در کدام دستگاه، چه مدت می توان آن را مشاهده کرد، آیا می توان آن را فوروارد کرد، آیا می توان آن را پس از خروج از شرکت باز کرد و آیا می توان پس از پایان همکاری به استفاده از آن ادامه داد. اینها مرزهای مجوزی هستند که شرکتها باید به دقت مدیریت کنند.
LockBox به شرکت ها کمک می کند تا داده های مهم را از توزیع فایل های معمولی به تحویل دارایی دیجیتال ایمن، قابل کنترل و حرفه ای از طریق رمزگذاری فایل، مجوز تک ماشینی-یک کد، کنترل دوره اعتبار، جلوگیری از ضبط صفحه، جلوگیری از اسکرین شات، پیشگیری از ماشین مجازی، جلوگیری از اشکال زدایی، جلوگیری از تزریق، و حفاظت از فایل های چندگانه ارتقا دهند.
اگر کسب و کار شما از فیلم های آموزشی، ادبیات محصول، اسناد فنی، مواد فروش، مواد کانال، محصولات تحویلی پروژه یا فایل های PDF با ارزش محافظت می کند، می توانید به:
