Як компанії можуть безпечно доставляти конфіденційні матеріали? Використовуйте LockBox для захисту цінних файлів
Для багатьох компаній справді важливі активи існують не лише в офісних будівлях, обладнанні, інвентарі чи системах, а й у частинах внутрішніх даних.
Ці матеріали можуть бути планами продукту, списками клієнтів, стратегіями цін, навчальними відео, проектними кресленнями, технічними документами, тендерними документами, фінансовими даними, посібниками з експлуатації, політикою каналів або бізнес-досвідом і методами управління, накопиченими компанією протягом багатьох років.
Після того, як ці конфіденційні матеріали копіюються, пересилаються, робляться скріншоти, екранні записи або передаються назовні за бажанням, компанії часто втрачають не лише файл, але й ринкові можливості, довіру клієнтів, конкурентні переваги та порядок внутрішнього управління.
У минулому багато компаній використовували для передачі інформації мережеві диски, електронну пошту, інструменти чату або звичайні папки. Ці методи справді зручні, але існує й очевидна проблема: після відправлення файлу важко контролювати, хто може його відкривати, як довго його можна переглядати, чи можна його пересилати та чи можна ним продовжувати користуватися після виходу з компанії.
Тому захист корпоративної конфіденційної інформації не може покладатися лише на свідомість співробітників, а також не може покладатися лише на фразу «будь ласка, не розголошуйте». Підприємствам потрібен набір інструментів, які можуть забезпечити безпечну доставку даних, контрольовані дозволи та чіткі межі використання. LockBox розроблено для таких високоцінних сценаріїв захисту цифрового вмісту.
Чому корпоративна конфіденційна інформація легко виходить з-під контролю?
1. Вартість копіювання звичайних файлів занадто низька
Незалежно від того, чи це PDF, відео, зображення, документ або стиснутий пакет, якщо ви надсилаєте його іншій стороні у формі звичайного файлу, його можна легко скопіювати на флеш-накопичувач USB, завантажити на мережевий диск, переслати до групи чату або зберегти на персональному комп’ютері.
Компаніям важко дізнатися, скільки копій файлів було скопійовано, а також важко визначити, куди потрапляють дані.
Таке неконтрольоване розповсюдження створює високий ризик для політики продажів, котирувань продуктів, технічної документації, рішень для клієнтів і змісту внутрішнього навчання.
2. Права доступу часто не встигають за кадровими змінами
Внутрішній персонал, команди аутсорсингу, агенти, дистриб’ютори, постачальники та партнери по проектам усі будуть піддаватися впливу різних типів даних.
Але насправді кадрові відносини постійно змінюються:
- Співробітники звільняються або змінюють роботу – Аутсорсингові проекти закінчаться
- Агентська співпраця закінчується
- Проекти замовника будуть доставлені та завершені – Тимчасовий колектив буде розформовано
- Політику каналу буде оновлено
Якщо інформація була надіслана у вигляді звичайних файлів, пізніше буде дуже важко відкликати дозволи.### 3. Тільки обмеження завантажень не може справді запобігти витоку
Багато компаній вважають, що поки вони не відкриті для завантаження, дані в безпеці.
Але якщо вміст можна відкрити, його можна скріншотити, записувати, повторно фотографувати або збирати у віртуальному середовищі. Особливо такий вміст, як навчальні відео, демонстраційні матеріали, описи продуктів і пояснення рішень, можна легко зберегти двічі під час відтворення або читання.
Це свідчить про те, що захист корпоративних конфіденційних даних не може зупинятися лише на лінії передачі, але також приділяти увагу безпеці під час відкриття та використання.
4. Даними зовнішньої співпраці складніше керувати
Підприємствам часто потрібно надсилати інформацію зовнішнім сторонам, наприклад:
- Інформація про продукт дилера
- Зміст навчання агента
- Інструкція з роботи франчайзі
- Технічні умови постачальника
- 客户项目交付文档
- Тендерна та комерційна інформація
- Процес післяпродажного обслуговування
Ці об’єкти відсутні у внутрішній системі управління підприємства, а межі дозволів контролювати складніше. Після збереження, копіювання або пересилання даних компаніям часто важко відстежувати та обмежувати їх.
5. Витрати на усунення порушень є високими
Після витоку конфіденційної інформації компаніям часто доводиться витрачати багато часу на вирішення подальших проблем: спілкування з клієнтами, дослідження джерел, коригування цінових пропозицій, оновлення планів, перенавчання, збір юридичних доказів і навіть понесення збитків бренду та бізнесу.
Порівняно з подальшим виправленням завчасне встановлення шифрування даних і механізму керування авторизацією є дешевшим і більш контрольованим.
LockBox Як захистити корпоративну конфіденційну інформацію?
LockBox — це зашифрований програвач і інструмент керування авторизацією для високоцінного цифрового вмісту, який може допомогти підприємствам перетворити звичайні файли на безпечний вміст, який авторизується, керується та контролюється.
Його основні цілі зрозумілі:
Дозвольте уповноваженим особам нормально переглядати інформацію, але не можете легко копіювати, пересилати чи поширювати її без контролю.
Файли шифруються перед доставкою
Після використання LockBox підприємства можуть зашифрувати важливу інформацію перед тим, як надсилати її співробітникам, клієнтам, дилерам або партнерам.
Навіть якщо зашифровані файли копіюються на інші пристрої або пересилаються через мережеві диски, флеш-накопичувачі USB або інструменти чату, їх неможливо відкрити безпосередньо, як звичайні файли. Лише авторизовані користувачі можуть переглядати або грати в призначеному середовищі.
Це робить корпоративні дані більше не простим файлом, який «виходить з-під контролю, щойно його оприлюднюють», а цифровим активом із обмеженнями дозволів.
Одна машина, один код, обмежте відкриття несанкціонованих пристроїв
LockBox підтримує авторизацію прив’язки пристрою, яку часто називають одна машина, один код.Підприємства можуть дозволити використання даних призначеними пристроями. Навіть якщо хтось пересилає файл комусь іншому, неавторизований пристрій не може відкрити його належним чином.
Цей підхід чудово підходить для захисту:
- Корпоративні навчальні відео
- Інформація про продаж продукції
- Навчальні матеріали для агентів
- Інструкція з роботи франчайзі
- Внутрішня технічна документація
- Інформація про виконання проекту
- Цінні PDF-файли та зображення
Для конфіденційної інформації, яку потрібно надати стороннім особам, одна машина та один код можуть значно зменшити ризик приватного пересилання та обміну кількома людьми.
Встановіть термін дії, щоб уникнути тривалої передачі даних
Багато корпоративних матеріалів самі по собі мають чітку своєчасність.
Наприклад, ціни на продукти дійсні лише протягом одного кварталу, інформація про проект доступна лише протягом періоду співпраці, зміст навчання дозволено лише поточним працівникам, а інформація про агента використовується лише протягом періоду дії контракту.
LockBox може встановити період авторизації відповідно до потреб бізнесу, зробивши дані доступними протягом зазначеного часу. Після закінчення терміну дії він автоматично закінчиться або потребуватиме повторної авторизації.
Таким чином, підприємствам не доведеться турбуватися про те, що старі дані залишаються на зовнішніх пристроях протягом тривалого часу та продовжують використовуватися, використовуватися не за призначенням або передаватись назовні.
Запобігайте запису екрана та знімкам екрана, щоб зменшити ризик вторинного витоку
Витік конфіденційної інформації не обов’язково відбувається через пересилання оригінального файлу, але також може відбуватися через знімки екрана, записи екрана та ремейки під час процесу перегляду.
LockBox надає можливості захисту від відтворення, які можуть допомогти виявити такі ризики, як записи екрана, знімки екрана та ненормальне робоче середовище, а також зменшити ймовірність збереження та повторного поширення даних.
Цей тип захисту важливий для таких речей, як плани запуску продуктів, тренінги з продажу, внутрішні процеси, бізнес-пропозиції, технічні демонстрації та випадки клієнтів.
Антивіртуальна машина, захист від налагодження, захист від впровадження
Деякі більш складні витоки можуть походити від середовищ віртуальних машин, інструментів налагодження, інструментів ін’єкцій або автоматизованого збору.
LockBox зменшує вартість злому, викрадення та пакетного вилучення завдяки виявленню робочого середовища та захисту безпеки, щоб корпоративні дані мали надійніший захист під час відкриття та використання.
Це особливо важливо для дуже конфіденційного вмісту, такого як технічна документація, посібники з програмного забезпечення, внутрішні матеріали досліджень і розробок і комерційні конфіденційні документи.
Підтримує єдиний захист кількох типів даних
Конфіденційна корпоративна інформація не обмежується відео.
У реальному бізнесі підприємствам часто потрібно захищати вміст у кількох форматах:
- Навчальні відео
- файл PDF
- Інформація про зображення
- Інструкція по виробу
- Інструкція з експлуатації
- Дизайн креслення
- Внутрішні шафи
- Бізнес план
- Цінні цифрові файлиLockBox може допомогти підприємствам інтегрувати ці матеріали в уніфіковану систему шифрування та авторизації, уникаючи хаотичного керування одним рішенням для відео, іншим рішенням для PDF і іншим рішенням для зображень.
Які корпоративні дані можна захистити за допомогою LockBox?
Внутрішні навчальні матеріали
Внутрішні навчальні відео, навчальні курси на робочому місці, методи продажу, стандарти обслуговування та курси управління часто містять багаторічний досвід компанії.
Завдяки зашифрованій доставці LockBox співробітники можуть нормально навчатися, але матеріали не можна легко пересилати приватно або продовжувати поширювати після відходу з компанії.
Продукт і технічна інформація
Описи продуктів, технічні документи, навчальні посібники з роботи з програмним забезпеченням, матеріали для досліджень і розробок, посібники з обслуговування обладнання тощо зазвичай мають високу комерційну цінність.
Після використання LockBox компанії можуть авторизувати дані призначеним клієнтам, інженерам, агентам або персоналу проекту, зменшуючи ризик витоку даних до конкурентів.
Інформація про продажі та канали
Політика ціноутворення, методи продажу, аналіз конкурентоспроможної продукції, звернення до клієнтів, ринкові стратегії та зміст навчання каналів є важливими активами в системі продажів.
LockBox може допомогти підприємствам контролювати обсяг доступу до даних за регіоном, командою, агентом або періодом співпраці.
Інформація про франчайзі та агента
Франчайзі, агентам і дистриб’юторам зазвичай потрібно отримати велику кількість навчальних матеріалів, інструкцій з експлуатації, специфікацій брендів і курсів щодо продуктів.
Коли ця інформація витікає, це може вплинути на управління брендом, порядок каналів і бізнес-конкуренцію. Завдяки шифруванню та управлінню авторизацією компанії можуть відкривати дані протягом періоду співпраці, і простіше обмежити подальше використання після завершення співпраці.
Матеріали доставки проекту замовника
Консалтингові компанії, компанії-розробники програмного забезпечення, навчальні заклади, дизайнерські компанії та компанії з технічного обслуговування часто потребують доставки рішень, відео-уроків, операційної документації та проектних матеріалів для клієнтів.
Якщо ці матеріали містять професійні методи, шаблони, випадки чи внутрішній досвід, використання захисту LockBox може зробити доставку більш професійною та зменшити ризик того, що клієнти продовжуватимуть поширювати матеріали.
Цінні PDF-файли, зображення та цифрові файли
Окрім відео, багато компаній також мають цінні PDF-файли, матеріали зображень, креслення, посібники та інформаційні пакети, які потребують захисту.
LockBox може допомогти підприємствам запобігти копіюванню, пересиланню та подальшому розповсюдженню цих файлів за бажанням, дозволяючи цифровим файлам справді мати контрольовані можливості доставки.
Фактична цінність використання LockBox для бізнесу
Доставка даних безпечнішаПідприємствам більше не потрібно розсилати важливу інформацію у вигляді звичайних відкритих документів. Зашифровані файли, авторизовані пристрої, контроль терміну дії та захист гравців роблять доставку даних більш безмежною.
Чітке керування дозволами
Різні матеріали можуть відповідати різному персоналу, обладнанню та термінам дії. Підприємства можуть установлювати правила авторизації на основі відділів, посад, проектів, клієнтів або партнерств, щоб зменшити плутанину в ручному управлінні.
Зовнішня співпраця надійніша
Надсилаючи інформацію агентам, клієнтам, постачальникам, франчайзі або командам аутсорсингу, компанії можуть використовувати LockBox, щоб зменшити ризики зовнішнього розповсюдження та зробити співпрацю та доставку більш стандартизованою.
Зменште ризик витоку та піратства
LockBox не може обіцяти, що будь-який інструмент на 100% неможливо зламати, але він може значно збільшити вартість копіювання, пересилання, запису екрана та злому, ускладнюючи більшість недорогих зломів.
Зробіть конфіденційну інформацію активом, яким можна керувати
Корпоративні дані можуть стати справжнім активом, лише якщо ними правильно керувати.
LockBox допомагає підприємствам перейти від «видачі файлів» до «авторизації доставки вмісту», роблячи розповсюдження, перегляд, закінчення терміну дії та зовнішню співпрацю матеріалів більш контрольованими.
Підведіть підсумки
Суть корпоративного конфіденційного захисту даних полягає не в тому, щоб просто додати пароль до файлів, а в тому, щоб вирішити проблему контролю даних у реальному діловому обігу.
Хто може його переглядати, на якому пристрої, як довго його можна переглядати, чи можна його пересилати, чи можна його відкривати після виходу з компанії та чи можна ним продовжувати користуватися після завершення співпраці. Це межі дозволів, якими підприємства повинні ретельно керувати.
LockBox допомагає підприємствам оновити важливі дані зі звичайного розповсюдження файлів на безпечну, контрольовану та професійну доставку цифрових активів за допомогою шифрування файлів, авторизації однієї машини з одним кодом, контролю періоду дії, запобігання запису екрана, запобіганню знімків екрана, запобіганню віртуальної машини, запобіганню налагодженню, запобіганню ін’єкціям і захисту файлів кількох типів.
Якщо ваш бізнес захищає навчальні відео, літературу про продукти, технічну документацію, матеріали для продажу, матеріали каналів, результати проекту або цінні PDF-файли, ви можете отримати доступ до:
