Jak mohou společnosti bezpečně dodávat důvěrné materiály? K ochraně souborů s vysokou hodnotou použijte LockBox
Pro mnoho společností skutečně důležitá aktiva neexistují pouze v kancelářských budovách, vybavení, inventáři nebo systémech, ale v kusech interních dat.
Těmito materiály mohou být produktové plány, seznamy zákazníků, strategie nabídek, školicí videa, konstrukční výkresy, technické dokumenty, nabídkové dokumenty, finanční údaje, provozní příručky, zásady kanálů nebo obchodní zkušenosti a metody řízení nashromážděné společností v průběhu let.
Jakmile jsou tyto důvěrné materiály zkopírovány, přeposlány, pořízeny screenshoty, zaznamenány na obrazovce nebo přeneseny externě podle libosti, společnosti často ztrácejí nejen soubor, ale i tržní příležitosti, důvěru zákazníků, konkurenční výhody a interní příkazy managementu.
V minulosti mnoho společností využívalo k přenosu informací síťové disky, e-maily, chatovací nástroje nebo běžné složky. Tyto metody jsou skutečně pohodlné, ale je zde také zřejmý problém: jakmile je soubor odeslán, je obtížné nadále kontrolovat, kdo jej může otevřít, jak dlouho jej lze prohlížet, zda jej lze přeposlat a zda jej lze nadále používat i po opuštění společnosti.
Ochrana důvěrných firemních informací se proto nemůže spoléhat pouze na vědomí zaměstnanců, ani jen na frázi „prosím, nezveřejňujte to“. Podniky potřebují sadu nástrojů, které mohou zajistit bezpečné doručování dat, kontrolovatelná oprávnění a jasné hranice použití. LockBox je navržen pro takové scénáře ochrany digitálního obsahu s vysokou hodnotou.
Proč se firemní důvěrné informace snadno vymknou kontrole?
1. Náklady na kopírování běžných souborů jsou příliš nízké
Ať už se jedná o PDF, video, obrázek, dokument nebo komprimovaný balíček, pokud jej pošlete druhé straně ve formě obyčejného souboru, lze jej snadno zkopírovat na USB flash disk, nahrát na síťový disk, přeposlat do chatovací skupiny nebo uložit do osobního počítače.
Pro společnosti je obtížné zjistit, kolik kopií souborů bylo zkopírováno, a je také obtížné určit, kde data končí.
Toto nekontrolovatelné šíření představuje vysoké riziko pro prodejní politiku, nabídky produktů, technickou dokumentaci, zákaznická řešení a obsah interních školení.
2. Přístupová práva často nedrží krok s personálními změnami
Interní pracovníci, outsourcingové týmy, agenti, distributoři, dodavatelé a projektoví partneři budou všichni vystaveni různým typům dat.
Ve skutečnosti se však personální vztahy neustále mění:
- Zaměstnanci odejdou nebo změní zaměstnání
- Outsourcingové projekty skončí
- Agentská spolupráce vyprší
- Zákaznické projekty budou dodány a dokončeny
- Dočasný tým bude rozpuštěn
- Zásady kanálu budou aktualizovány
Pokud byly informace odeslány ve formě běžných souborů, bude později velmi obtížné oprávnění zrušit.### 3. Pouze omezení stahování nemůže skutečně zabránit úniku
Mnoho společností si myslí, že dokud nejsou otevřeny ke stažení, jsou data v bezpečí.
Ale pokud lze obsah otevřít, může být pořízen screenshotem, zaznamenán, přefotografován nebo shromážděn prostřednictvím virtuálního prostředí. Zejména obsah, jako jsou školicí videa, demonstrační materiály, popisy produktů a vysvětlení řešení, lze snadno uložit dvakrát během přehrávání nebo čtení.
To ukazuje, že ochrana firemních důvěrných dat se nemůže zastavit pouze u přenosového spoje, ale také věnovat pozornost bezpečnosti při otevírání a používání.
4. Údaje o externí spolupráci se spravují obtížněji
Podniky často potřebují posílat informace externím stranám, jako jsou:
- Informace o produktu prodejce
- Obsah školení agentů
- Návod k obsluze franšízy
- Technické specifikace dodavatele
- 客户项目交付文档
- Nabídky a obchodní informace
- Proces poprodejního servisu
Tyto objekty nejsou v interním systému řízení podniku a hranice oprávnění se obtížněji kontrolují. Jakmile jsou data uložena, zkopírována nebo přeposlána, je pro společnosti často obtížné je sledovat a omezovat.
5. Náklady na nápravu po porušení jsou vysoké
Poté, co uniknou důvěrné informace, společnosti často potřebují investovat spoustu času do řešení následných problémů: komunikace se zákazníky, zkoumání zdrojů, úprava nabídek, aktualizace plánů, rekvalifikace, shromažďování právních důkazů a dokonce i nesení ztrát značky a podnikání.
Ve srovnání s následnou nápravou je zavedení mechanismu šifrování dat a správy oprávnění předem levnější a lépe kontrolovatelné.
LockBox Jak chránit firemní důvěrné informace?
LockBox je šifrovaný přehrávač a nástroj pro správu autorizace pro vysoce hodnotný digitální obsah, který může podnikům pomoci přeměnit běžné soubory na bezpečný obsah, který lze autorizovat, spravovat a kontrolovat.
Jeho hlavní cíle jsou jasné:
Umožněte oprávněným osobám prohlížet informace normálně, ale nemohou je snadno kopírovat, přeposílat nebo šířit mimo kontrolu.
Soubory jsou před doručením zašifrovány
Po použití LockBox mohou podniky zašifrovat důležité informace před jejich odesláním zaměstnancům, zákazníkům, dealerům nebo partnerům.
I když jsou šifrované soubory zkopírovány do jiných zařízení nebo přeposlány přes síťové disky, USB flash disky nebo chatovací nástroje, nelze je otevřít přímo jako běžné soubory. Pouze oprávnění uživatelé mohou prohlížet nebo hrát v určeném prostředí.
Firemní data tak již nejsou holým souborem, který se „vymkne kontrole, jakmile je vydán“, ale digitálním aktivem s hranicemi oprávnění.
Jeden stroj, jeden kód omezuje otevírání neoprávněných zařízení
LockBox podporuje autorizaci vazby zařízení, která se často nazývá jeden stroj, jeden kód.Podniky mohou povolit použití dat určenými zařízeními. I když někdo předá soubor někomu jinému, neautorizované zařízení jej nemůže správně otevřít.
Tento přístup je skvělý pro ochranu:
- Firemní tréninková videa
- Informace o prodeji produktu
- Výukové materiály pro agenty
- Návod k obsluze franšízy
- Interní technická dokumentace
- Informace o dodání projektu
- Vysoce hodnotná PDF a obrazová aktiva
U důvěrných informací, které je třeba uvolnit externím stranám, může jeden stroj a jeden kód výrazně snížit riziko soukromého předávání a sdílení více lidmi.
Nastavte dobu platnosti, abyste se vyhnuli dlouhodobému přenosu dat
Mnohé firemní materiály samy o sobě mají jasnou aktuálnost.
Například nabídky produktů jsou platné pouze po dobu jednoho čtvrtletí, informace o projektech jsou dostupné pouze během období spolupráce, obsah školení je povolen pouze současným zaměstnancům a informace o agentech se používají pouze během smluvního období.
LockBox dokáže nastavit dobu autorizace podle obchodních potřeb a zpřístupnit data ve stanoveném čase. Po vypršení platnosti automaticky vyprší nebo bude vyžadovat opětovnou autorizaci.
Podniky se tak nemusejí starat o to, že stará data zůstanou dlouho v externích zařízeních a budou nadále používána, zneužívána nebo přenášena externě.
Zabraňte nahrávání obrazovky a snímků obrazovky, abyste snížili riziko sekundárního úniku
Únik důvěrných informací nemusí nutně pocházet z předání původního souboru, ale může také pocházet ze snímků obrazovky, záznamů obrazovky a předělání během procesu prohlížení.
LockBox poskytuje funkce ochrany zabezpečení na konci přehrávání, které mohou pomoci odhalit rizika, jako jsou záznamy obrazovky, snímky obrazovky a abnormální provozní prostředí, a snížit pravděpodobnost uložení a opětovného šíření dat.
Tento typ ochrany je důležitý pro věci, jako jsou plány uvedení produktu na trh, prodejní školení, interní procesy, obchodní návrhy, technické ukázky a případy zákazníků.
Antivirtuální stroj, anti-debug, anti-injection
Některé složitější úniky mohou pocházet z prostředí virtuálních strojů, ladicích nástrojů, injekčních nástrojů nebo automatizovaného sběru dat.
LockBox zvyšuje náklady na crackování, krádeže a dávkovou extrakci prostřednictvím detekce prostředí a bezpečnostní ochrany, takže firemní data mají silnější ochranu během otevírání a používání.
To je zvláště cenné pro vysoce citlivý obsah, jako jsou technické dokumenty, softwarové výukové programy, interní materiály pro výzkum a vývoj a důvěrné obchodní dokumenty.
Podporuje jednotnou ochranu více typů dat
Důvěrné firemní informace se neomezují pouze na videa.
Ve skutečném podnikání podniky často potřebují chránit obsah v několika formátech:
- Tréninková videa
- soubor PDF
- Obrazové informace
- Produktový manuál
- Návod k obsluze
- Návrhový výkres
- Vnitřní případy
- Podnikatelský plán
- Vysoce hodnotné digitální souboryLockBox může podnikům pomoci integrovat tyto materiály do jednotného systému šifrování a autorizace, čímž se vyhne chaotické správě jednoho řešení pro videa, jiného řešení pro PDF a jiného řešení pro obrázky.
Která firemní data jsou vhodná pro ochranu pomocí LockBox?
Materiály pro interní školení
Interní školicí videa, školení na pracovišti, prodejní techniky, servisní standardy a manažerské kurzy často obsahují dlouhodobé zkušenosti společnosti.
Prostřednictvím šifrovaného doručení LockBox mohou zaměstnanci normálně studovat, ale materiály nelze snadno přeposílat soukromě nebo pokračovat v šíření po odchodu ze společnosti.
Produktové a technické informace
Popisy produktů, technické dokumenty, návody k obsluze softwaru, materiály pro výzkum a vývoj, příručky pro údržbu zařízení atd. mají obvykle vysokou komerční hodnotu.
Po použití LockBox mohou společnosti autorizovat data určeným zákazníkům, inženýrům, agentům nebo projektovým pracovníkům, čímž se sníží riziko úniku dat ke konkurenci.
Informace o prodeji a kanálu
Cenová politika, prodejní techniky, analýza konkurenčních produktů, případy zákazníků, tržní strategie a obsah školení kanálů jsou důležitými aktivy v prodejním systému.
LockBox může podnikům pomoci řídit rozsah přístupu k datům podle regionu, týmu, agenta nebo období spolupráce.
Informace o franšízantovi a agentovi
Franšízanti, agenti a distributoři obvykle potřebují obdržet velké množství školicích materiálů, provozních příruček, specifikací značek a produktových kurzů.
Jakmile tyto informace uniknou, může to ovlivnit správu značky, pořadí kanálů a obchodní konkurenci. Prostřednictvím šifrování a správy autorizace mohou společnosti otevírat data během období spolupráce a je snazší omezit další používání po ukončení spolupráce.
Materiály k dodání projektu zákazníka
Poradenské společnosti, softwarové společnosti, školicí instituce, projekční společnosti a společnosti technických služeb často potřebují zákazníkům dodávat řešení, videonávody, provozní dokumenty a projektové materiály.
Pokud tyto materiály obsahují profesionální metody, šablony, pouzdra nebo interní zkušenosti, může použití ochrany LockBox učinit dodávku profesionálnější a snížit riziko, že zákazníci budou materiály nadále šířit.
Vysoce hodnotné soubory PDF, obrázky a digitální soubory
Kromě videí má mnoho společností také vysoce hodnotná PDF, obrazové materiály, výkresy, manuály a informační balíčky, které je třeba chránit.
LockBox může podnikům pomoci zabránit kopírování, přeposílání a redistribuci těchto souborů dle libosti, což umožňuje digitálním souborům skutečně kontrolovatelné možnosti doručování.
Skutečná hodnota používání LockBox pro podniky
Doručování dat je bezpečnějšíPodniky již nemusí rozesílat důležité informace ve formě obyčejných nahých dokumentů. Šifrované soubory, autorizovaná zařízení, kontrola doby platnosti a ochrana přehrávače činí doručování dat bez hranic.
Jasnější správa oprávnění
Různé materiály mohou odpovídat různému personálu, vybavení a době platnosti. Podniky mohou nastavit pravidla autorizace na základě oddělení, pozic, projektů, zákazníků nebo partnerství, aby se snížil zmatek při manuální správě.
Externí spolupráce je spolehlivější
Při zasílání informací agentům, zákazníkům, dodavatelům, franšízantům nebo outsourcingovým týmům mohou společnosti využít LockBox ke snížení rizik externího šíření a ke standardizaci spolupráce a doručování.
Snižte riziko úniků a pirátství
LockBox nemůže slíbit, že jakýkoli nástroj je 100% nenapadnutelný, ale může výrazně zvýšit náklady na kopírování, přeposílání, nahrávání obrazovky a crackování, což znesnadňuje výskyt většiny nízkonákladových porušení.
Udělejte z důvěrných informací spravovatelné aktivum
Firemní data se mohou skutečně stát aktivem, pouze pokud jsou správně spravována.
LockBox pomáhá podnikům přejít z „vydávání souborů“ na „autorizaci doručování obsahu“, díky čemuž je distribuce, prohlížení, vypršení platnosti a externí spolupráce materiálů lépe kontrolovatelné.
Shrňte
Podstatou ochrany firemních důvěrných dat není prosté přidání hesla k souborům, ale vyřešení problému kontroly dat v reálném obchodním oběhu.
Kdo si ji může prohlížet, na jakém zařízení, jak dlouho ji lze prohlížet, zda ji lze přeposílat, zda ji lze otevřít po odchodu z firmy a zda ji lze používat i po ukončení spolupráce. Toto jsou hranice povolení, které musí podniky pečlivě spravovat.
LockBox pomáhá podnikům upgradovat důležitá data z běžné distribuce souborů na bezpečné, ovladatelné a profesionální doručování digitálních aktiv prostřednictvím šifrování souborů, autorizace jedním strojem a jedním kódem, kontroly doby platnosti, prevence nahrávání obrazovky, prevence snímků obrazovky, prevence virtuálních strojů, prevence ladění, prevence vkládání a ochrana více typů souborů.
Pokud vaše firma chrání školicí videa, produktovou literaturu, technické dokumenty, prodejní materiály, materiály kanálů, výstupy projektu nebo vysoce hodnotné soubory PDF, máte přístup:
